Wie Sie in fünf Schritten ein Digitalisierungsprojekt zum Erfolg bringen

5 Erfolgsfaktoren für Digitalisierungsprojekte

Während die großen globalen Player aus den USA und Asien ein Marktsegment nach dem anderen umkrempeln, tun sich viele Unternehmen noch schwer, die notwendigen Schritte zur digitalen Transformation anzustoßen. Ihnen fehlt schlichtweg der Mut. Doch gerade ein erfolgreich umgesetztes Digitalisierungsprojekt sichert nicht nur die Zukunft von Unternehmen, sondern hilft auch der eigenen Karriere. Als Manager sollten Sie diese fünf Punkte deshalb besonders befolgen:

1. VERSTEHEN SIE DIE ANGST DER MITARBEITER UND LÖSEN SIE DIESE AUF

Angst und Unsicherheit vor dem Unbekannten sind meist der Grund, warum Mitarbeiter einem Digitalisierungsprojekt skeptisch gegenüberstehen. Denn sie machen sich Sorgen, nicht mehr gebraucht zu werden oder völlig neue Aufgaben zu bekommen. Das führt logischerweise zu einer ablehnenden Haltung. Und diese Angst sollten Sie als Manager ernst nehmen. Denn im schlimmsten Fall führt es dazu, dass Projekte verschleppt werden und die Mitarbeiter unzufrieden sind. Machen Sie sich also schon vorher Gedanken: Wer ist von der Umstellung betroffen? Und welche Konsequenzen hat die Veränderung für die Mitarbeiter?

Klingt selbstverständlich ist aber selten der Fall: Jede Veränderung muss offen kommuniziert werden und den betroffenen Mitarbeitern sollte ein Angebot gemacht werden, um die eigene Bereitschaft zu erhöhen. Das muss nicht monetär sein, aber sollte zumindest die Veränderung kompensieren können. Eine Beförderung oder ein neues, interessantes Aufgabengebiet sind nur zwei von vielen Möglichkeiten. Im Idealfall fließen auch persönliche Wünsche und Erwartungen des Mitarbeiters mit ein. Denken Sie auch daran, den ausgearbeiteten Plan nicht nur den Betroffenen, sondern allen Mitarbeitern vorzustellen. Wie sonst wissen die anderen, ob sie von der Veränderung betroffen sind oder nicht?

2. OBERSTE PRIORITÄT: FREIWILLIGKEIT

Sobald das Projekt präsentiert wird, stellt sich die Frage: Wer macht mit? Hier gilt das Gebot der Freiwilligkeit. Und das bedeutet, dass jeder, der sich meldet, der oder die Richtige ist. Und zwar wirklich jeder!

Manager müssen hier auch das „Non-Involvement“ akzeptieren. Überreden oder sogar Mitarbeiter zwingen, das ist vollkommen fehl am Platz. Das gilt übrigens auch für Mitarbeiter, die im Laufe des Projekts wieder aussteigen möchten oder erst später einsteigen. Denn erfolgreiche Digitalisierungsprojekte leben von einer atmenden Projektkultur. Nur wer sich freiwillig meldet, ist motiviert genug und springt auch in schwierigen Zeiten nicht ab. Diese Zeiten wird es nämlich in jedem Fall geben.

3. DER FOKUS LIEGT AUF DEM PROJEKT. IMMER!

Jetzt heißt es: Fokus. Und dafür sollten die Beteiligten keine anderen Tätigkeiten mehr für den Projektzeitraum auf ihrem Schreibtisch haben. Es ist wirklich unmöglich, sich auf ein nebenbei laufendes Projekt voll und ganz zu konzentrieren und leider bestätigt sich das auch immer wieder: Fehlender Fokus führt zu verzögerten Projekten, kostet deutlich mehr Geld oder bringt Projekte sogar zum Scheitern. Am Ende bleibt dann nur noch Frustration und Resignation.

Nehmen wir als Beispiel den Mitarbeiter Peter aus der Buchhaltung: Auch er möchte bei der Digitalisierung des Vertriebsprozesses dabei sein. Sie als verantwortlicher Manager sollten in diesem Fall dafür Sorge tragen, dass Peter für die Zeit des Projekts nichts mehr mit der Buchhaltung zu tun hat. Sobald das Projekt vorbei ist oder Peter aussteigen möchte, kann er die alte Tätigkeit direkt wieder aufnehmen. Das gilt natürlich für alle Mitarbeiter, die an dem Projekt beteiligt sind.

4. PERSPEKTIVWECHSEL: WIE DER EIGENE KUNDE DENKEN

Vor allem im B2B-Bereich ist es oft schwierig, sich in den Kunden hineinzuversetzen. Denn letztendlich gibt es immer eine bestimmte und meist unbekannte Person, die entscheidet, ob das Produkt A oder B gekauft wird. Und dieser Kunde hat eine gewisse Vorstellung, wie der Kaufprozess und das Produkt funktionieren soll.

 Zusätzlich herrscht in Unternehmen oft die Maxime „Was nicht sein darf, kann nicht sein.“ Dem Kunden wird also oft eine veraltete Erwartungshaltung unterstellt. Bestes Beispiel aus eigener Erfahrung: Warum sollte ein Kunde sieben Tage auf die Warenlieferung warten und dazu noch eine kostenpflichtige Retoure akzeptieren, nur weil es immer schon im Unternehmen so gelaufen ist? Gefragt nach dem eigenen Kauf eines Fernsehers antwortete der Abteilungsleiter, er kaufe bei Amazon. Dort sei die Lieferung schnell, kostenfrei und Reklamationen leicht möglich.

 Die Lösung ist simpel. Bleiben Sie bei Ihren eigenen Erwartungshaltungen und versetzen Sie sich in persönliche Rollen, etwa als Kunde im Supermarkt oder beim Autokauf. Dann können Sie sich schon einen Großteil der Kundenerwartungen ausmalen.

5. AGIEREN SIE WIE EIN SOFTWAREUNTERNEHMEN

Wir können uns so einiges von den großen Playern abgucken – vor allem die inkrementelle Entwicklung von Produkten, die nur mit Basisfunktionen auf den Markt gebracht werden. Ein Softwareunternehmen ist es nämlich gewohnt, die Funktionalität eines Produkts in regelmäßigen Abständen zu optimieren und als Updates zu veröffentlichen. Ganz anders läuft es dagegen in der deutschen Automobilbranche. Dort wird jahrelang eine Software für ein bestimmtes Handymodell entwickelt und am Ende ist die Verwunderung groß, dass das Nokia 3210 ja schon gar nicht mehr am Markt ist. Mit dieser Art von Perfektion verpassen Unternehmen den digitalen Wandel ganz bestimmt.

 Das inkrementelle Vorgehen der Softwareunternehmen ist auch in der Produktion von „klassischen“ Gütern möglich. Anstatt ein hundert Prozent fertiges Produkt bis zur Marktreife zu entwickeln, sollten Unternehmen eher eine Evolution anstreben: Vom Skateboard über das Kettcar hin zum Fahrzeug können Produkte Schritt für Schritt weiterentwickelt werden.

 Als Manager sollten Sie sich also immer wieder die Frage stellen: Muss bereits alles vollständig durchgeplant sein oder ist die aktuelle Version nicht schon gut genug und kann im Laufe der Zeit weiterentwickelt werden? Je früher ein Produkt auf den Markt gebracht wird, desto eher lässt sich das Kundenfeedback einholen. Und das sind wertvolle Informationen für die Weiterentwicklung!