Scrum – eine Praxisanleitung mit vielen Beispielen

Scrum - agile Methode

Haben Sie bereits von Scrum gehört und sich gefragt, was damit gemeint ist? Oder sogar bereits über den Nutzen für Ihr eigenes Management nachgedacht? In diesem Beitrag gebe ich Ihnen eine Übersicht zu den Grundlagen dieser agilen Methode – von der Definition über die Art der Durchführung bis hin zu der Identifizierung eines guten Scrum Masters.

Was ist Scrum? Definition!

Mit Scrum lassen sich Produktentwicklungen, wie zum Beispiel die Einführung einer neuen Softwarelösung, sinnvoll vorantreiben aber auch grundsätzlich die Selbstorganisation in einem Unternehmen etablieren. Der Leitgedanke basiert auf dem Konzept hoher Flexibilität und Anpassung. Statt ausführlicher Vorab-Planung, wie im klassischen Projektmanagement, wird hier ein iteratives Vorgehen gelebt. Sie fragen sich, was das heißt? Ganz einfach: Sie gehen Schritt für Schritt vor.

Die Methode zeichnet sich vor allem durch eine regelmäßige Kommunikation unter allen Beteiligten aus. Aber nicht nur das, auch eine hohe Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und flache Hierarchien sind charakteristisch. Ziel und Richtung sind ebenfalls vorgegeben, die Teams jedoch haben die Freiheit, den Weg dorthin selbst zu gestalten.

“Scrum” bedeutet übersetzt eigentlich Gedränge, der Begriff kommt nämlich ursprünglich aus dem Rugby. Auf unser Vorhaben übertragen ist damit gemeint, dass sich die gesamte Arbeitsgruppe regelmäßig trifft, um sich gegenseitig abzustimmen und zu informieren. Man erkennt eine Parallele zum Rugby, die aber deutlich weniger aggressiv ist.

Scrum bietet demnach eine agile Projektmanagement-Methode mit folgenden typischen Eigenschaften:

  • Einfache Regeln
  • Wenige Rollen
  • Schrittweises (iteratives) Vorgehen
  • Selbstorganisation und Eigenverantwortung
  • Sinnvoll für hochkomplexe Aufgabenstellungen mit unklaren Anforderungen

Wie ist Scrum entstanden?

Die japanischen Wissenschaftler Ikujirō Nonaka und Hirotaka Takeuchi haben zum Thema Wissensmanagements geforscht und 1986 den Artikel „The New New Product Development Game“ in der Harvard Business Review veröffentlicht. Dieser galt als Grundstein für ein neues Verständnis von Projektmanagement und Produktentwicklung.

Die Forscher betonten die Wichtigkeit der Zusammenarbeit, wodurch Synergien entstehen und verstecktes Wissen sichtbar gemacht werden könnte. Demzufolge würde das also ganz neue Chancen bieten, um Ideen zu entwickeln. Neu dabei war vor allem der Ansatz, Impulse aus dem Team aufzunehmen, statt sich “Top down”, also stark hierarchisch, zu organisieren.

Die Begriffe „Scrum“ und „Sprint“ wurden in diesem Zusammenhang von Nonaka und Takeuchi zum ersten Mal verwendet. Während beim Rugby eine enge Gruppierung von bis zu acht Spielern gemeint ist, die in dieselbe Richtung drückt und als Einheit versucht, den Spielverlauf zu lenken, kann dieses Bild leicht übertragen werden: Wenn Arbeitsgruppen eng zusammenarbeiten, spontan reagieren und sich dabei in dieselbe Richtung bewegen, handeln sie erfolgreich.

Wie funktioniert Scrum?

Scrum zeichnet sich vor allem durch regelmäßige und wiederholende Arbeitsabläufe aus. Diese Zyklen werden in der Regel Iteration oder auch Sprint genannt und sind zeitlich beschränkt. Ziel eines jeden Sprints ist es, eine funktionsfähige Zwischenlösung, auch Product-Increment genannt, zu entwickeln.

Außerdem gibt es verschiedene Rollen die relevant sind: Product Owner, Scrum Master und das Entwicklungsteam. Der Product Owner stellt den Auftraggeber dar, der fachliche Anforderungen vorgibt, die im Anschluss priorisiert werden. Der Scrum Master koordiniert das Team und ist für das Prozessmanagement zuständig. Die Arbeitsgruppe ist dann als eine heterogene Gruppe ohne starre hierarchische Strukturen zu verstehen.

Um mit den Sprints zu starten, müssen zunächst die Bedingungen definiert werden. Diese Requirements werden in einer Liste, genannt Product Backlog, eingepflegt und erweitert. Das Blacklog verändert sich also ständig. Regelmäßig werden Arbeitspakete neu priorisiert und gemäß den Wünschen des Kunden angepasst.

Damit effizientes Arbeiten möglich ist, wird zusammen mit dem Product Owner ein definiertes Arbeitspaket, auch Increment genannt, ausgewählt und in ein auslieferbares Teilprodukt fertiggestellt. Dieses wird also innerhalb eines Arbeitsabschnitts, dem Sprint, nach vordefinierten Zielen fertiggestellt. Eine zusätzliche Modifikation durch geänderte oder zusätzliche Ansprüche ist während dieser Phase nicht erlaubt.

Alle anderen Teile des Backlogs werden zur Vorbereitung auf den nächsten Sprint angepasst und auch in der Priorität verändert. Ähnlich wie in anderen Methoden, wird ein einzelnes Arbeitspaket in kleinere „Tasks“ heruntergebrochen und auf dem Sprint Backlog festgehalten sowie täglich aktualisiert.

Während des Sprints arbeitet die Gruppe hochkonzentriert und ohne Störungen von außen daran, die Tasks aus dem Sprint Backlog in ein Increment of Potentially Shippable Functionality umzusetzen. Damit ist ein vollständig fertiges und potenziell einsetzbares Zwischenprodukt gemeint. Um hier den Überblick zu bewahren, werden 15-minütige Daily-Scrum-Meetings abgehalten, damit sich die Teammitglieder über mögliche Probleme und den derzeitigen Entwicklungsstand austauschen können.

Am Ende des Sprints präsentiert die Arbeitsgruppe dem Product Owner und anderen interessierten Teilnehmern (Stakeholder) in einem Sprint Review Meeting das Produkt. Währenddessen wird also live das System vorgeführt, eine halbfertige Lösung oder Powerpoint-Folien sind verboten. Das Feedback des Publikums und die neuen Ansprüche für den kommenden Sprint fließen dann wieder in das nächste Planungsmeeting ein. Somit steht die nächste Iteration schon in den Startlöchern.

Im Kern basiert die Methode auf einer inkrementellen Vorgehensweise mit vielen Sprints, der Organisation von Entwicklungsabschnitten und Rücksprachen in vordefinierten Zeitabschnitten (Stichwort: Time-Boxes). Bei Scrum werden nicht nur Meilensteine in der Entwicklung gesetzt, sondern die Qualität eines Arbeitspakets jeweils so definiert ist, dass vom Product Owner, der die Position des Kunden einnimmt, immer erwartet werden darf, daß das in der abgeschlossenen Iteration fertiggestellte Produkt in seiner Funktionalität abgeschlossen und produktiv einsetzbar ist. Dazu gehören auch Tests und Dokumentationen in dem notwendigem Umfang.

Das sind viele neue Begriffe für Sie? Heruntergebrochen kann der Entwicklungszyklus durch drei Komponenten zusammengefasst werden:

1. Anwenden ("apply")

  • Starten, etwas zu entwickeln
  • Aktiv eine Idee umsetzen
  • Überprüfbare Fakten schaffen

2. Prüfen ("inspect")

  • Regelmäßige Erfolgskontrolle und Feedback
  • Fehleranalyse in Produkten und Prozessen

3. Anpassen ("adapt")

  • Spezifikationen präzisieren
  • Prozess verbessern oder gegebenenfalls alternativ vorgehen
  • „Wegwerfen“ ist auch erlaubt

Rollen in dieser Projektmanagementmethode

Wie bereits erwähnt, nutzt Scrum selbstorganisierende und funktionsübergreifende Teams, um die Flexibilität und Produktivität zu optimieren. Zusätzlich gibt es bei Scrum weitere Funktionen, die im Folgenden detaillierter erklärt werden.

Entwicklungsteam

Das agile Scrum-Team steht im Zentrum, weil es für die Umsetzung des Produkts sorgt. Es enthält sämtliche Positionen, die es in Scrum gibt und dazu gehört auch der Product Owner und der Scrum Master. Anders als eine herkömmliche Arbeitsgruppe zeichnet sich ein Scrum-Team durch folgende Eigenschaften aus:

  • Besteht idealerweise aus fünf bis zehn Personen
  • Interdisziplinarität ist von großem Vorteil (zum Beispiel Entwickler, Architekten, Tester, technische Redakteure)
  • Hohe Selbstorganisation
  • Eigenständige Zerlegung von Anforderungen in Tasks und anschließende Verteilung
  • Trifft sich zum Daily Scrum, bei dem jedes Mitglied einen kurzen Statusbericht liefert
  • Liefert nach jeden Sprint ein Increment of Potentially Shippable Functionality und präsentiert diesen im Sprint Review Meeting
  • Jedes Mitglied kennt das „Big Picture“
  • Jedes Mitglied aktualisiert täglich die Restaufwände seiner Tasks im Sprint Backlog
Von traditionellen Arbeitsgruppen hin zu einem Scrum-Team gibt es meistens eine Phase der Umgewöhnung, die unterschiedlich lange dauern kann. Denn die mit dem Prinzip “Command-and-Control” verbundenen Handlungsweisen sind oft bei den Mitarbeitern tief verwurzelt. Hier muss die Voraussetzung dafür geschaffen werden, dass sich alle Beteiligten an ihre jeweiligen Positionen und Verantwortlichkeiten halten, aber auch die Initiative zum Handeln dort aktiv ergreifen, wo sie gefordert wird. Hier kann die Unterstützung durch einen Agile Coach hilfreich sein.

Mit der Zeit versteht das Scrum-Team nun die Möglichkeiten aber auch die damit verbundene Verantwortung. Jetzt beginnt die Selbstorganisation: Aufgaben werden verteilt, Entscheidungen gemeinsam getroffen und verantwortet. Jeder begreift sich als Teil der Gruppe und erkennt, dass Individualität und Teamarbeit nicht im Konflikt stehen müssen. Eine kreative Atmosphäre wird durch gute und effiziente Lösungen entwickelt. Gemeinsam entsteht so das bestmögliche Produkt.

Idealerweise möchte die Arbeitsgruppe sich und anderen beweisen, dass es Zusagen einhalten, Ziele erreichen und hervorragende Qualität abliefern kann, ohne dass dazu Druck “von oben” nötig wäre. Diese Arbeitsweise macht deutlich mehr Spaß, weil sich eine Menge Möglichkeiten zur Selbstverwirklichung und zur Anerkennung bieten.

Product Owner

Bei jedem neuen Projekt gibt es immer einen Auftraggeber, der die fachliche Sicht vertritt, Ansprüche stellt und die spätere Umsetzung im Hinblick auf Funktionalität, Usability, Leistungsfähigkeit und Qualität beurteilt. Diese Position wird in Scrum von dem Product Owner eingenommen.

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfassen:

  • Pflege des Backlogs
  • Perspektive der Kundenseite und anderen Stakeholdern einnehmen
  • Priorisierung der Requirements für ein optimales Ergebnis
  • Teilnahme an Daily Scrums, um sich (passiv) zu informieren
  • Ansprechpartner für Rückfragen des Teams

Er trägt außerdem die Verantwortung dafür, dass die richtigen Maßnahmen im Backlog stehen und in einer sinnvollen Reihenfolge abgearbeitet werden. Er hat also maßgeblichen Einfluss auf das Arbeitsergebnis und übernimmt dafür die Verantwortung.

Diese Position kann aber muss nicht zwingend von einem internen Manager übernommen werden. Er muss nur in der Lage sein, die Kundenseite fachlich kompetent zu vertreten und das Backlog so zu gestalten, dass die Gruppe daraus die beste Funktionalität entwickeln kann. Manchmal ist es sogar wenig förderlich, wenn die Teammitglieder einen Vorgesetzten als Product Owner haben, weil sie sich dadurch in ihren Kompetenzen eingeschränkt fühlen könnten.

Grundsätzlich gilt: Der Product Owner erteilt dem Team keine direkten Anweisungen.

Scrum Master

Agile Prozesse zeichnen sich durch eine hohe Eigendynamik aus. Damit dieser zielgerichtet verläuft und nicht im Chaos endet, kommt die Funktion des Scrum Masters ins Spiel. Er ist sozusagen der Spielanweiser sorgt dafür, daß die Regeln eingehalten werden.

Dieser sorgt während des gesamten Prozesses dafür, dass der Status aller Tasks vom jeweils zuständigen Mitarbeiter täglich aktualisiert wird. Außerdem macht er den Fortschritt durch einen geeigneten Reporting-Mechanismus sichtbar. Dazu veröffentlicht er die Burndown Charts, die den Fortschritt für den aktuellen Zwischenstand oder auch für das gesamte Vorhaben jeweils in Form einer Kurve visualisieren. Eingezeichnete Trendlinien erlauben es, mögliche Probleme und Verzögerungen einfach und frühzeitig zu erkennen.

Die Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfassen:

  • Verantwortung für den Prozess und dessen korrekte Implementation
  • Ständige Optimierung anstreben
  • Hindernisse beseitigen
  • Informationsfluss zwischen Product Owner und Team sicherstellen
  • Scrum-Meetings moderieren
  • Aktualität von Backlogs und Burndown Charts im Blick behalten

Ob jemand als Person für diese Rolle geeignet ist, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Dazu zählt auch die Frage: Wird der potentielle Kandidat von allen Gruppenmitgliedern akzeptiert?

Komplikationen kann es geben, wenn der Scrum Master auch der Vorgesetzte ist. Das erfordert besondere Disziplin, um nicht wieder in die alten Denkmuster zurückzufallen und nach dem Prinzip “Command-and-Control” zu handeln. Hier ist es zu empfehlen, in der Einstiegsphase ein Training, zum Beispiel durch einen agile Coach, zu bekommen, damit die neue Rollenverteilung auch so gelebt wird, dass der Prozess erfolgreich sein kann.

Häufig wird eine Person aus dem bisherigen Team für diese Funktion bestimmt. Auch das ist möglich, führt aber oft zu Komplikationen. In jedem Fall ist es wichtig, dass er dann nicht in Versuchung gerät, gleichzeitig als Team-Mitglied mitzuarbeiten.

Was ist der Unterschied zu vorherigen Herangehensweisen?

Klassische Softwareentwicklung zeigt häufig bestimmte Grenzen, die in der Anwendung der jeweiligen Vorgehensmethode liegen. Diese sind oft zu unflexibel und bürokratisch, wodurch das gesamte Team unnötigerweise in eine Arbeitsweise gezwängt wird, die die Beweglichkeit – Agilität! – einschränkt.

Was gibt es für Vor- und Nachteile?

Scrum zeichnet sich durch eine starke, regelmäßige Kommunikation zwischen allen Beteiligten, einer hohen Anpassungsfähigkeit an Veränderungen und flachen Hierarchien aus. Mit Scrum ist es deshalb auch möglich, bei hoher Unklarheit und Komplexität zu managen. Außerdem ist es nicht nötig, vor dem Beginn einen hoch detaillierten Plan zu entwerfen.

Diese Vorteile bietet Scrum:

  • Wenige Regeln, die leicht verständlich und schnell einführbar sind
  • Kurze Kommunikationswege
  • Hohe Transparenz durch regelmäßige Kommunikation
  • Hohe Flexibilität durch adaptives Planen
  • Hohe Effektivität durch Selbstorganisation
  • Kontinuierliche Verbesserungsmöglichkeiten
  • Geringer Administrations- und Dokumentationsaufwand

Diese Nachteile hat Scrum:

  • Kein Gesamtüberblick über die komplette Laufzeit
  • Hoher Kommunikations- und Abstimmungsaufwand
  • Wenig konkrete Handlungsempfehlungen
  • Gefahr eines „Tunnelblicks“ bei ausschließlicher Fokussierung auf Tasks
  • Mögliche Verunsicherung aufgrund fehlender Zuständigkeiten und Hierarchien

Scrum passt nicht immer und überall und erfordert genau dann zunächst einmal ein größeres Umdenken in Organisationen, wenn diese zuvor ausschließlich auf Top-down-Prozesse gesetzt haben. Über die Vorteile und Nachteile der Methode sollte man sich also stets bewusst sein.

Wie führt man diese agile Herangehensweise?

Bevor sich die Verantwortlichen Hals über Kopf in die Einführung von Scrum stürzen, sollten sie vorher etwas Zeit investieren und sich überlegen, ob und warum Scrum ein geeigneter Prozess für die eigene Softwareentwicklung sein könnte. Denn obwohl Scrum als Entwicklungsprozess sehr einfach ist – die Einführung bedarf einer sorgfältigen Durchführung und lässt sich nicht einfach nebenbei erledigen.

Ein wesentlicher Faktor für den erfolgreichen Einsatz von Scrum ist die Anwendung der definierten Prinzipien sowie der Scrum-Werte. Werden diese kombiniert mit der Bereitschaft aller Mitglieder, sich ständig zu verändern und zu lernen, kann dies ein Fundament für einen erfolgreichen Einsatz von Scrum bilden. Das bedeutet, Wandel zu akzeptieren und vor allem Scrum in die bestehende Organisationsstruktur sowie -kultur einzubinden.

Es zeigt sich also, dass Organisationen nicht nur vor der Herausforderung stehen, Scrum richtig anzuwenden, sondern auch das Unternehmen entsprechend anzupassen. Mit einer Umstellung auf Scrum gehen nämlich strukturelle, personelle und organisatorische Herausforderungen einher, die dem Management und den Teams einiges abverlangt, bis sie Agilität erreichen. Diese Entwicklung braucht seine Zeit. Bei falschen Erwartungen oder Ignoranz gegenüber den vertretenen Werten wird Scrum enttäuschen.

Wann sollte man von Scrum absehen?

Um die Vorteile nutzen zu können, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein. Ansonsten sollten Unternehmen von einem Vorgehen mit Scrum absehen.

Scrum ist nur dann eine geeignete Methode für Sie, wenn folgende Bedingungen bei Ihnen erfüllt sind:

  • Sie arbeiten mit einer Arbeitsgruppe
  • Sie wollen Ihre Projekte mit höchster Geschwindigkeit bearbeiten und erledigen
  • Sie benötigen maximale Flexibilität
  • Viele Faktoren sind noch ungewiss und nicht planbar
  • Die Orientierung an Kundenwünschen steht im Vordergrund
  • Ihre Mitarbeiter sollen in ihrer Motivation und Eigenverantwortung gestärkt werden
  • Sie wollen ein attraktiver Arbeitgeber werden, der flache Hierarchien, Handlungsspielraum und Eigenverantwortung bieten kann

Organisationen, die sich nicht sicher sind, ob Scrum die passende Methode ist, können das Vorgehen aber auch zunächst im Rahmen eines kleineren, überschaubaren Projekts ausprobieren. Hierfür eignet sich zum Beispiel die Erweiterung einer bereits vorhandenen Software oder Plattform um zusätzliche Features, mit einer vordefinierten Laufzeit von zwei bis drei Monaten.

So können alle Beteiligten testen, ob eine agile Arbeitsweise erfolgreich möglich ist. Für den Einstieg in Scrum empfiehlt sich gegebenenfalls auch die Begleitung durch erfahrene Scrum-Experten. Gerade in Organisationen, die noch keine Erfahrung mit diesen Projektmethoden haben, ist dies hilfreich, um mit Scrum erfolgreich zu arbeiten.

Wenn Sie Fragen dazu haben, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf.

Wie wird man ein Scrum Master?

Der Scrum Master ist in seiner kommunikativen und vermittelnden Rolle jemand, der sehr viele Anknüpfungspunkte hat. Neben der engen Zusammenarbeit mit seinem Team hat er Kontakt zu Product Ownern aus den verschiedensten Abteilungen. Er sollte also gern in einer Gruppe arbeiten und auch in der Lage sein, gut mit Kollegen zu kommunizieren, die nicht zu seinem direkten Team gehören.

Er unterstützt das Team in agilen Prozessen und schützt sie vor unnötigen Einflüssen von außen. Er ist also auch Moderator und Vermittler und sorgt für die ständige Optimierung. Langjährige Erfahrung ist in diesem Zusammenhang von besonderer Wichtigkeit.

Fest steht also: Scrum Master wird man nicht als Berufsanfänger. Man braucht viel Erfahrung und sollte idealerweise schon mal eine andere Rolle in einem Scrum-Team oder einer anderen agilen Methode gehabt haben.

Zertifizierung

Eine Zertifizierung für diese Position ist von Vorteil, aber nicht immer zwingend notwendig. In der Regel dauert eine solche Zertifizierung lediglich zwei Tage. Man kann sich aber anschließend weiter projektbegleitend coachen lassen.

Ob sich jemand danach bewährt, hängt dann von unterschiedlichen und vor allem auch menschlichen Faktoren ab. Denn selbst der beste Wissensstand hilft nicht, wenn der Scrum Master von der Arbeitsgruppe und den Product Ownern nicht respektiert wird und er diese nicht für das Framework begeistern kann.

Es gibt verschiedene Zertifikate unterschiedlicher Organisationen, die einem potenziellen Auftraggeber signalisieren, dass er es mit einem erfahrenen Scrum Master zu tun hat. Die weltweit renommierteste Zertifizierungsorganisation ist die Scrum Alliance. Da der Markt eine fast unüberschaubare Vielfalt an Zertifikaten bietet, stelle ich Ihnen nachfolgend weitere Anbieter vor, die ich als sinnvoll erachte.

Axelos/Prince2

Mit dem weltweit gültigen Zertifikat von Axelos erhalten Scrum-Anwärter einen umfassenden Überblick über Prozesse, Prinzipien und Themen. Dem Kandidaten wird so bescheinigt, dass er agile Methoden anwenden und anpassen kann. Die Weiterbildung ist für jede Art von Projekt in jedem Industriesektor geeignet.

Exin

Bei Kursen von EXIN handelt es sich um eine international anerkannte Zertifizierung, bei der sowohl Fertigkeiten als auch Wissen zum Framework und zur Scrum-Methodik geprüft werden. Der Schwerpunkt in der Zertifizierungsprüfung liegt auf der Akzeptanz von Agile oder Scrum im Arbeitsumfeld und in der Übernahme dieser Rolle.

PMI

Das Project Management Institute (PMI) ist weltweit der größte Fachverband für Projektmanagement. Das Zertifikat PMI-ACP orientiert sich an agilen Prinzipien und umfasst Prüfungsinhalte zu Arbeitstechniken wie Scrum, Kanban, Lean und vielen anderen.

Abschließende Worte zum Scrum

Unabhängig davon, was für ein Produkt Sie in Ihrer Organisation entwickeln möchten, sei es eine neue Smartphone-App oder eine Softwarelösung für interne Prozesse, die Arbeit mit der Scrum-Methode kann Ihnen einen flexiblen Rahmen bieten, um komplexe Aufgabenstellungen effizient zu erledigen. Zusammenfassend zeigt sich, dass die Scrum-Methode auf den drei folgenden Säulen basiert: Transparenz: Fortschritt und Hürden eines Projektes müssen für alle klar erkennbar sein. Überprüfung: Einzelne Arbeitsschritte werden in regelmäßigen Abständen geprüft und nicht erst, wenn es (fast) schon zu spät ist. Das regelmäßige Feedback der einzelnen Teammitglieder ist hier besonders hilfreich. Anpassung: Nichts ist für immer festgelegt, geänderte Erwartungen können deshalb relativ einfach und flexibel umgesetzt werden. Haben Sie Fragen? Dann kontaktieren Sie mich gerne.
Das Wichtigste in Kürze

Bleiben Sie auf dem Laufenden.