Erfolgsfaktor Projektstrukturplan: Alles, was Sie wissen müssen – inklusive Praxistipps.

Projektstrukturplan

Bevor ein Projekt umgesetzt werden kann, müssen die nötigen Schritte geplant werden. An dieser Stelle kommt der Projektstrukturplan zum Einsatz: Das Projektmanagement-Tool ebnet den Weg zur erfolgreichen Umsetzung.

In diesem Artikel erfahren Sie, wobei ein Projektstrukturplan das Projektmanagement bzw. den Projektleiter unterstützen kann und wie dieser optimalerweise aussehen sollte, damit er zum gewünschten Ergebnis verhilft.

Was genau ist ein Projektstrukturplan?

Der Projektstrukturplan (PSP) oder auch MBS (Work Breakdown Structure) ist das Herzstück der Projektplanung bzw. des Projektmanagements. Mit ihm kann ein Projekt in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete eingeteilt werden. Das hilft allen Beteiligten, strukturiert vorzugehen.

Dafür definiert der Projektmanager gemeinsam mit seinem Team alle Bausteine, Lieferumfänge und Schritte, die nötig sind, um das Projektziel zu erreichen und stellt diese visuell und möglichst auf einer Seite dar.

Durch diese Aufbereitung des Projektstrukturplans erhalten alle Beteiligten ein besseres Verständnis für das gesamte Projekt, die Kommunikation wird vereinfacht und Verantwortlichkeiten werden deutlich.

Im Projektstrukturplan wird jedoch nicht ersichtlich, WANN etwas umgesetzt werden soll, sondern nur WAS. Reihenfolge und Zeitraum bleiben also außen vor. Trotzdem können zusätzliche Informationen wie zum Beispiel Kosten festgehalten werden.

Das Projektmanagement hat die Aufgabe, den Plan zu erstellen bzw. die Entwicklung voranzutreiben. Optimalerweise findet ein Workshop mit einem kleinen Teil des Teams (max. 8-10 Personen) statt, in dem das Konzept erarbeitet wird. So kann garantiert werden, dass sich alle Beteiligten mit dem Projekt identifizieren.

Schöner Nebeneffekt: Das gemeinsame Durchdenken fördert wichtige Impulse, die massiv zum Projekterfolg beitragen können.

Projektablaufplan, Projektstrukturplan, Kostenpläne – wo liegt eigentlich der Unterschied?

Grundsätzlich bildet der Projektstrukturplan die Basis für alle weiteren (Detail-)Planungen:

In den sogenannten Arbeitspaketen legt das Projektmanagement die konkreten Aufgaben fest und teilt diese den entsprechenden Personen zu. Diese Arbeitspakete werden dann Teilaufgaben zugeordnet, die wiederum als Teilprojekte zusammengefasst werden.

Der Projektstrukturplan ist somit hierarchisch aufgebaut. Durch ihn erhält das Projekt einen Rahmen und die konkrete inhaltliche Ausgestaltung.

Der Projektablaufplan (PAP) dient der zeitlichen Einordnung der Arbeitspakete: Start- und Endpunkte werden hier festgelegt.

Daneben gibt es weitere Detailpläne, beispielsweise zu Kosten, Ressourcen, Terminen oder Meilensteinen. Sie alle können in einem übergeordneten Projektmanagementplan (auch Projektplan) gesammelt und festgehalten werden.

Was sind die Vorteile von einem Projektstrukturplan?

Übersichtlichkeit

Je umfangreicher ein Projekt, desto schwieriger wird es für alle Beteiligten, das Projekt in all seinen Facetten zu überblicken und stets auf dem aktuellen Stand zu sein. Dabei ist es wichtig, dass das gesamte Team weiß, welcher Leistungsumfang gefordert ist und wo man bei der Umsetzung steht.

Der PSP schafft hier Abhilfe und zeigt zum Beispiel, welche To-dos anstehen, wer zuständig ist und wie die einzelnen Schritte miteinander in Verbindung stehen. Dafür sollte der Projektstrukturplan visuell aufbereitet sein und optimalerweise gut sichtbar für alle an einer Wand im Büro aufgehängt werden.

Mehr Effizienz und Planungssicherheit

Sobald alle Mitglieder wissen, was zu tun ist, kann es an die Umsetzung gehen – und das so strukturiert und effizient wie möglich. Denn der Projektstrukturplan sorgt dafür, dass alle notwendigen Arbeitsschritte beachtet werden und jeder weiß, was nötig ist, um das Projektziel zu erreichen. Das schafft Sicherheit und Orientierung.

Darüber hinaus legt das Projektmanagement mithilfe dieses Tools die Basis für die Zeitplanung und senkt so das Risiko für ungeplante Kosten und hohe Aufwände. Kurzum: Mithilfe eines Projektstrukturplans gelingt die weitere Fein-Konzeption gleich viel besser.

Kommunikation und Orientierung

Der Projektstrukturplan dient nicht nur der Vorab- und Detailplanung, sondern verhilft auch zu Klarheit im eigentlichen Projektverlauf: Jeder Beteiligte weiß zum Beispiel, an welchem Punkt des Projekts man aktuell steht und welche Aufgabe ihm oder ihr zuteil wird. Dadurch werden Abstimmungen vereinfacht, Verantwortlichkeiten geklärt und Missverständnisse aus dem Weg geräumt, noch bevor sie eintreten können.

Ein guter Plan sorgt also für eine einheitliche Sprache im gesamten Projektverlauf, auch im Hinblick auf die Kommunikation mit externen Stakeholdern. Darüber hinaus lassen sich hier die Erkenntnisse sammeln, die zum Projekt gehören und ein für alle verfügbares Wissensarchiv aufbauen.  

Gibt es Risiken? Nachteile in Kürze erklärt.

Wenn wir über Vorteile sprechen, sollten wir auch etwaige Risiken und Grenzen in den Blick nehmen, die der Projektstrukturplan mit sich bringen könnte. Eine Grenze verläuft beispielsweise dort, wo das Projekt sehr komplex wird. Denn häufig ist es schwierig, diese Komplexität in nur einem Projektstrukturplan übersichtlich abzubilden.

Genauso verhält es sich, wenn die Inhalte nicht ausreichend konkret definiert sind: Ein guter Plan benötigt detaillierte Informationen.

Ein weiterer Kritikpunkt ist, dass die zeitliche Komponente keine Beachtung findet und einen weiteren Projektablaufplan nötig macht.

Und nicht zuletzt kann es natürlich immer vorkommen, dass Teammitglieder nicht gut mit der Darstellung zurechtkommen. Vielleicht sagt einigen ein Kanban Board mehr zu, andere bevorzugen Excel-Tabellen.

Mein Tipp: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und finden Sie heraus, wie alle optimal miteinander arbeiten können.

Und wie sieht ein guter Projektstrukturplan genau aus?

Generell besteht ein Projektstrukturplan aus Teilprojekten, Aufgaben und Arbeitspaketen. Arbeitspakete sind die kleinste Einheit und beinhalten Tasks, die in sich abgeschlossen und an eine bestimmte Person übertragbar sind.

Modelle zur Herangehensweise

Ein Projektstrukturplan und drei verschiedene Ansätze:

  1. Bottom-up-Ansatz – vor allem geeignet für neue Projekte ohne Erfahrungswerte: Bei diesem Modell sammeln Sie zunächst alle Tasks und fassen diese zu einzelnen Arbeitspaketen zusammen. Diese wiederum werden Teilprojekten zugeordnet.
  2. Top-down Ansatz – für Wiederkehrendes: Wie der Name schon sagt, beginnen wir bei dieser Herangehensweise „oben“ und damit mit dem Projekt-Ergebnis: Von diesem ausgehend, werden Teilprojekte definiert, die in Arbeitspakete aufgegliedert werden. Auf dieser Grundlage erfolgt dann die Bestimmung der Verantwortlichkeiten.
  3. Yo-Yo-Ansatz – die Kombi: Beim Yo-Yo-Ansatz wechseln Sie zwischen Top-down und Bottom-down.

Die inhaltliche Gliederung des Projekts

Häufig werde ich gefragt, wie der PSP inhaltlich gegliedert sein sollte. Dabei gibt es drei verschiedene Arten des Aufbaus, die oft miteinander kombiniert werden. Aber aufgepasst: Auf einer Ebene darf nur ein Prinzip gelten, während für eine andere Ebene ein anderes Vorgehen angewendet werden kann.

Bei der zeitorientierten (auch phasenorientierten) Gliederung bilden die einzelnen Projektphasen die Grundlage, um das Projekt zu strukturieren. Ein Arbeitspaket wird dabei der entsprechenden Phase zugeordnet.

Die objektorientierte Gliederung hingegen hebt das Produkt ins Zentrum der Aufmerksamkeit. Dieses wird in seine Bestandteile wie konkrete Bauteile oder Elemente aufgesplittet, die dann wiederum den entsprechenden Aufgaben zugeordnet werden.

Die funktionsorientierte Gliederung fokussiert die einzelnen Tätigkeitsbereiche, die an der Umsetzung beteiligt sind

Praxis-Empfehlung: Phasenorientierung

Aus meiner Erfahrung hat sich der phasenorientierte Projektstrukturplan etabliert. Für viele Menschen ist es einfacher, sich das Project auf zeitlicher Ebene vorzustellen. Denn auch im Alltag bewältigen wir die Dinge Schritt für Schritt und somit nacheinander.

Es hilft also, Abläufe in eine gewisse Ordnung bzw. Abfolge zu bringen, um sich gedanklich zu sortieren. Genau das wird eigentlich erst im Projektablaufplan umgesetzt. Jedoch bietet es sich an, diesen Ansatz bereits im PSP einfließen zu lassen und die optimale Reihenfolge auch an dieser Stelle zu berücksichtigen. Heißt: Von Beginn an nach Phasen sortieren und dann erst einen objekt- und funktionsorientierten Aufbau auf weiteren Ebenen einfließen lassen.

Und noch ein Tipp zur visuellen Darstellung: Wir lesen von links nach rechts. So sollte auch der PSP aufgebaut sein. Die Teil-Projekte werden in Phasen von links nach rechts dargestellt, während von oben nach unten die Arbeitspakete folgen.

Die Codierung

Gerade bei umfangreichen Projekten reicht die grobe Strukturierung allein nicht aus, um alle Aufwände und etwaige Ressourcen im Blick zu behalten. Deshalb bekommen alle Tasks einen eindeutigen Code im Projekt, der einem bestimmten Arbeitspaket zugeordnet werden kann.

Dafür werden häufig numerische Codes (Ziffern wie 1, 1.1, 1.1.2 usw.) oder alphabetische Codes (Buchstaben wie A, AA, AB usw.) verwendet.

Der Zeitpunkt: Wann sollte ein PSP erstellt werden?

Es macht Sinn, einen Projektstrukturplan schon zu Beginn, also in der Startphase eines Projekts, zu erstellen. Das hilft nämlich, sofort Struktur in den Prozess zu bringen, einen Überblick zu schaffen und Kompetenzen zu regeln. 

Doch auch in der Umsetzungsphase kommt dieser weiterhin zum Einsatz: Das Projektmanagement und alle Beteiligten nutzen ihn als Controlling-Instrument, da der Fortschritt der Teilaufgaben sichtbar wird. Entscheidungen, Verzögerungen oder Herausforderungen werden so häufig frühzeitig erkannt.

Praktische Tipps zur Erstellung

Auch wenn der konkrete Strukturplan gemeinsam mit dem Projektteam erarbeitet werden sollte, ist es mehr als sinnvoll, wenn sich das Projektmanagement bzw. die Leitung schon vorab einen groben Überblick über die Hauptaufgaben und Phasen verschafft.

Trotzdem: Die Feingliederung ist Aufgabe des Teams, ganz gleich ob das Management glaubt, den perfekten Plan auch alleine erstellen zu können. Nur wenn mehrere Personen ihre Köpfe zusammenstecken und sich austauschen, können verschiedene Ideen einfließen und Herausforderungen früh in den Blick genommen werden. Gerade das macht einen guten Projektstrukturplan aus. Die Qualität zählt.

Qualität braucht ihre Zeit. Und kein guter PSP wurde an einem Tag erstellt. Es braucht Zeit, bis der erste Entwurf steht und Zeit, bis die ersten Ideen gesackt sind und überprüft werden können. Mein Tipp lautet deshalb: Zunächst den Plan erstellen und erst einige Tage später an den Feinschliff gehen.

Kommen wir nun noch zum Inhalt und einer groben Richtung, die natürlich variieren kann:

Meist definiert das Projektmanagement mithilfe eines Projektstrukturplans 7-10 Phasen, denen jeweils 7-10 Aufgaben- und Arbeitspakete zugeordnet werden. Die einzelnen Pakete bzw. Einheiten werden dabei so kleinteilig definiert, dass sie plan- und kontrollierbar sind. Zu sehr ins Detail sollte man dabei jedoch nicht gehen, da sich der Arbeitsaufwand sonst zu stark erhöht.

So detailliert wie nötig, so übersichtlich wie möglich, lautet die Devise. Der PSP sollte am Ende immer auf einer Seite darstellbar sein und so allen Beteiligten einen schnellen Überblick geben.

Praxis-Tipp: Den PSP ruhig großformatig ausdrucken und im Büro aufhängen. Er dient schließlich als Kommunikationstool und Basis für alle weiteren Planungen. Wichtig ist auch, dass das Projektziel stets im Fokus steht und alle Aktivitäten, die im Konzept involviert werden, auf das Erreichen dieses Ziels einzahlen. Auch das sollte visuell in den Fokus gerückt werden.

Das Fazit

Ein durchdachter PSP sorgt für einen reibungsloseren Ablauf im Projektverlauf und kann den Stakeholdern gute Dienste leisten: Er bietet nicht nur Struktur und Planungssicherheit im Projekt-Dschungel, sondern auch die Grundlage für alle weiteren Pläne. Das alles sind Faktoren, damit Projekte letztlich zum Erfolg werden.

Die Vorteile des Projektstrukturplans für das Projektmanagement hier auf einen Blick:

  • Verhilft zu einem guten Überblick, auch für komplexere Projekte geeignet
  • Sorgt für Vollständigkeit und dafür, dass nichts Wesentliches vergessen wird
  • Hilft, das Projektziel stets im Blick zu behalten
  • Vereinfacht die Ressourcenplanung und ermöglicht eine bessere Kontrolle der Kosten
  • Hilft, durch definierte und delegierbare Arbeitspakete Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten zu klären und für jeden sichtbar zu machen
  • Erleichtert die Zusammenarbeit der einzelnen Stakeholder (Kommunikation, Übergabe, Berichtswesen, Stand der Dinge etc.)
  • Eindeutige Codierung sorgt für weitere Orientierung und Sicherheit (ggf. Software einsetzen)
  • Wichtige Grundlage für weitere Detailpläne (Termine, Ablauf, Ressourcen etc.)

Natürlich bedeutet die Erstellung erst einmal Arbeit. Doch davor sollte kein Projektmanagement zurückschrecken. Mit den Kniffen aus diesem Artikel und einer guten Vorlage, geeigneten Tools und ggf. spezieller Software, lässt sich die Aufgabe gut meistern.

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Beispiele benötigen, kontaktieren Sie mich gern.

Welche Pläne und Tools nutzen Sie, um ein neues Projekt mit ihrem Team zu strukturieren? 

Das Wichtigste in Kürze

Bleiben Sie auf dem Laufenden.

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