Product Owner – Aufgaben, Voraussetzungen und Rolle

Agile Methoden

Scrum ist eine agile Methode, um (Software-)Projekte zu realisieren. Das Besondere: Das Team arbeitet selbstorganisiert und interdisziplinär. Das heißt, es entscheidet eigenverantwortlich über Aufgaben und Priorisierung und verfügt über alle Kompetenzen, die für die Umsetzung erforderlich sind.

Dadurch werden Kreativität, Produktivität, Flexibilität und Effizienz gefördert. Damit dies gewährleistet werden kann, gibt es verschiedene Rollen, die Schlüsselposition übernimmt dabei der Product Owner. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen einen Überblick über die Aufgaben, für die er verantwortlich ist, die Herausforderungen und auch die Fähigkeiten, die er mitbringen sollte.

Welche Rolle übernimmt der Product Owner innerhalb des Scrum Teams?

Der Product Owner übernimmt neben dem Scrum Master und dem Entwicklungsteam eine der zentralen Rollen innerhalb des Scrum Teams. Er ist Auftraggeber des Projektes und fungiert damit als Bindeglied zwischen dem Scrum Team sowie den beteiligten Stakeholdern.

Obwohl der Product Owner häufig als Leiter oder Manager übersetzt wird und die Verantwortung für den Erfolg des Projektes trägt, darf er nicht als Vorgesetzter verstanden werden. Er leitet also, ohne direkte Anweisungen zu geben. Dadurch wird sichergestellt, dass sich kein Team-Mitglied in seinen Fähigkeiten, seiner Arbeit und Entwicklung eingeschränkt fühlt. Das ist ein wichtiges Kriterium im agilen Projektmanagement.

Der Product Owner ist immer nur eine einzelne Person und darf nicht Teil des Entwicklungsteams sein. Auch die Aufgaben werden nicht phasenweise zwischen verschiedenen Personen aufgeteilt.

Was sind die Aufgaben und Herausforderungen des Product Owners?

Das Scrum Team arbeitet in zeitlich begrenzten Intervallen (so genannten Sprints), an deren Ende ein fertiges Teilprodukt steht. Die wichtigste Aufgabe des Product Owners ist es, dafür zu sorgen, dass der Wert eines Produkts innerhalb der einzelnen Sprints gesteigert wird und das Projektziel bzw. die Vision erreicht wird. Um dies zu garantieren, finden regelmäßig Scrum Meetings statt, an denen der Product Owner teilnehmen sollte.

Die Verantwortlichkeiten des Product Owners beinhalten:

  • Ziel bzw. die Produktvision im Blick behalten
  • Arbeitspakete formulieren
  • To-dos priorisieren
  • Fortschritt des Prozesses kontrollieren
  • Feedback der Kunden und Nutzer organisieren

Überblick behalten und Kommunikation mit allen Parteien

Der Product Owner muss regelmäßig mit dem Kunden bzw. weiteren Stakeholdern sprechen, deren Wünsche und Vorgaben sammeln und diese dann priorisieren.                            

Außerdem ist er dafür verantwortlich, die Anforderung in den Sprints zu definieren bzw. zu erklären, warum bestimmte Punkte zunächst nicht priorisiert werden. Dafür setzt er sich regelmäßig mit allen Beteiligten zusammen, sammelt Informationen und beteiligt Entwickler wie Stakeholder am Entscheidungsprozess. Dadurch sorgt er für ein Verständnis aller Teilschritte, die zur Erreichung der langfristigen Produktvision vorgenommen werden.

Außerdem vermittelt der Product Owner zwischen Entwicklern und Stakeholdern, stellt Lösungen bereit und steht als Ansprechpartner für Fragen oder Probleme zur Verfügung.

Priorisierung der Arbeitspakete und Pflege des Backlogs

Der Product Owner ist als einziges Team-Mitglied für das Backlog, also den (Fahr-)Plan zum Projektziel, zuständig und dafür rechenschaftspflichtig. Er prüft, ob die Aufgaben des Sprints im Backlog klar formuliert sind und von allen verstanden werden. Außerdem priorisiert er die Arbeitspakete und stellt sicher, dass diese in der richtigen Reihenfolge am Backlog stehen, damit Ziele und Visionen erreicht werden können. Er bestimmt also maßgeblich die Eigenschaften, die das Endprodukt haben soll.

Die Lösungen werden allerdings von den Entwicklern eingebracht. Wie genau die Entwickler die festgelegten To-dos erledigen, bleibt ihnen überlassen. Darauf hat der Product Owner keinen Einfluss, sollte aber immer im Bilde sein.

Darüber hinaus erklärt der Product Owner, welche Tickets abgeschlossen und somit im Backlog auf „Done“ geschoben werden. Das Backlog sollte für jeden zugänglich sein. Außerdem sollte der Product Owner transparent erklären, woran gerade gearbeitet wird und an welchem Punkt im Entwicklungsstadium man sich befindet.

„Kontrolle“

Der Product Owner beurteilt, ob das Ergebnis am Ende des Sprints dem Kunden gezeigt werden kann oder ob es Verbesserungsbedarf gibt.

Herausforderungen

Aufgrund seiner Schlüsselposition im Prozess ist es wichtig, dass der Product Owner mit allen Rechten ausgestattet ist, die er oder sie braucht, um wichtige Entscheidungen bezüglich Kosten, Funktionen oder Priorisierung zu treffen.

Auch „Nein“ zu sagen, ist eine bedeutende Aufgabe des Product Owners. Würden alle Wünsche in den Entwicklungsprozess aufgenommen werden, würde das Projekt den klaren Fokus verlieren. Der Erfolg wäre gefährdet. Um aber niemanden zu entmutigen, muss er nachvollziehbar erklären, warum bestimmte Maßnahmen umgesetzt werden und andere nicht.

Eine weitere Herausforderung ist der Spagat zwischen Teamleitung und dem Wahren der Selbstständigkeit aller Mitglieder. Eine gute Feedbackkultur ist hier die Basis und auch, die Arbeitspakete so zu formulieren, dass sie keine Lösungen beinhalten.

Alle Beteiligten müssen die jeweiligen Schritte nachvollziehen können und wissen, dass an einem gemeinsamen Ziel, dem bestmögliche Endprodukt, gearbeitet wird. Der Product Owner fördert diese Identifikation, indem die einzelnen Stakeholder direkt mit den Entwicklern sprechen und sich gegenseitig ihre Standpunkte erklären.

Am Ende entscheidet jedoch der Product Owner über die anstehenden Arbeitspakete und deren Priorisierung. Das müssen alle Beteiligten respektieren, damit das Projekt erfolgreich werden kann. Die volle Rückendeckung und eine gute Beziehung untereinander sind dabei enorm wichtig.

Genau das kann allerdings in großen, meist international tätigen Unternehmen auch herausfordernd sein. Diverse Standorte, lange Wege und viele Abteilungen erschweren es, allen gerecht zu werden. Projekte sollten deshalb auch tatsächlich für agile Prozesse geeignet sein. Öffentliche Ausschreibungen mit starrem Briefing gehören eher nicht dazu.

Welche Fähigkeiten und Kompetenzen sollte ein Product Owner mitbringen?

Die Fähigkeiten, die ein Product Owner mitbringen sollte, sind sehr vielschichtig, sie reichen von Führungsqualitäten bis zu einer hohen emotionalen Intelligenz:

Führungs- und Teamfähigkeit

Obwohl der Product Owner faktisch kein Vorgesetzter ist, benötigt er dennoch Führungsfähigkeiten, da er der zentrale Ansprechpartner für alle Parteien ist und mit ihnen in Kontakt steht. Er oder sie sollte Verantwortung übernehmen können und gleichzeitig ein hohes Empathievermögen mitbringen. Dabei ist es sehr wichtig, jedes Team-Mitglied zu involvieren und in seinen Zuständigkeiten zu stärken.

Know-how in allen notwendigen Bereichen

Da der Product Owner die wichtigsten Entscheidungen treffen muss, braucht er Fachwissen in allen erforderlichen Bereichen, z. B. IT, Marketing, Media und Management. Nur so kann er oder sie die verschiedenen Standpunkte der Stakeholder verstehen und priorisieren.

Er oder sie braucht ein gutes Gespür für den Markt und dessen Anforderungen. Er sollte immer auch die Brille des Endkunden aufsetzen: Was sind die Bedürfnisse der Anwender? Was brauchen sie wirklich – und was nicht?

Kommunikationsfähigkeit & Überzeugungskraft

Ausschlaggebend für den Erfolg eines Projektes ist auch die Motivation der Mitarbeiter. Nur wer sich mit der Vision, dem Produkt und allen Entscheidungsschritten identifizieren kann, wird motiviert sein, eigenverantwortlich immer neue Ideen und Lösungsansätze zu entwickeln – das ist wichtig, damit der Scrum Prozess wirklich funktioniert.

Dass sicherzustellen, ist Aufgabe des Product Owners. Er oder sie sollte selbst begeisterungsfähig sein und voll und ganz hinter der Unternehmung stehen, um alle Teammitglieder von den Entscheidungen und der Zukunftsvision zu überzeugen. Im besten Fall hat er oder sie Rhetorik-Seminare besucht bzw. sich in diesem Bereich weitergebildet und kennt sich aus, wie man mitreißend und verständlich formuliert. Storytelling, also durch Geschichten erklären, ist hier ein gutes Stichwort.

Außerdem muss der Product Owner für unterschiedliche Persönlichkeitstypen den richtigen Ton finden.

Engagement und Neugierde

Der Product Owner sollte stets bei allen (wichtigen) Meetings dabei sein, Verständnis und Interesse an allen Ideen zeigen und diese gleichzeitig (kritisch) hinterfragen: Warum ist den Stakeholdern dieser Schritt wichtig? Wie möchte das Entwicklungsteam dies umsetzen?

Abschließende Worte zum Product Owner

Es ist deutlich geworden, dass der Product Owner viele Fähigkeiten mitbringen muss, um all den Anforderungen seines Jobs gerecht zu werden. Trotzdem ist am Ende vor allem die Kommunikation eine der wichtigsten Kompetenzen, die über Erfolg oder Misserfolg des Scrum Prozesses entscheidet. Der Product Owner sollte also stets den Kontakt zu den Entwicklern, dem Scrum Master, zum Marketing, Management und anderen Beteiligten suchen und sich in alle hineinversetzen können.

Außerdem sollte er alle Schritte klar und nachvollziehbar kommunizieren, das Entwicklungsteam motivieren und den gesamten Scrum Prozess transparent und verständlich abbilden. Nur so kann das bestmögliche Produkt realisiert werden.

Dies gelingt vor allem in kleineren Unternehmen und Startups sehr gut. Die Anzahl der Stakeholder ist gering, die Wege sind kurz, die Projekte überhaubar. In großen Organisationen macht es Sinn, mehrere Product Owner für unterschiedliche Produkte oder Teilmodule einzustellen, damit der Scrum Prozess erfolgreich implementiert werden kann.

Haben Sie Fragen? Dann kontaktieren Sie mich gerne.

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