Kanban-System erfolgreich einführen

Kanban im Unternehmen
Kanban zählt mittlerweile zu einer der beliebtesten agilen Methoden, um Arbeitsabläufe flexibler zu gestalten. Wer das Kanban-System in seinem Team einsetzt, kann damit nicht nur den Workflow verbessern, sondern gleichzeitig auch die Qualität des Endprodukts steigern. Dabei gilt aber: Eine durchdachte Einführung ist der Schlüssel zum Erfolg. Wird die Umstellung auf das Kanban-System dem Team einfach aufgedrängt und die Teammitglieder nicht in den Umstellungsprozess mit einbezogen, ist das Projekt schnell zum Scheitern verurteilt.    

Was ist Kanban?

Toyota hat das Kanban-System 1947 entwickelt, um damit den Materialfluss zu optimieren. Konkret hat der Automobilhersteller dadurch Engpässe und gleichzeitig einen zu hohen Vorrat von Produktionsmaterialien vermeiden können. Das Ergebnis wird heute als „Pull-Methode“ bezeichnet: Nachschub wird erst dann angefordert, wenn sich der Vorrat dem Ende zuneigt. Im Laufe der Zeit hat sich dieses Prinzip auch in der Software-Entwicklung und in anderen Arbeitsbereichen etabliert. Statt Produktionsmaterialien sollen hier Aufgaben möglichst effizient abgearbeitet werden. Bei der Arbeit mit dem Kanban-System steht das Kanban Board im Mittelpunkt – ein physisches oder virtuelles Tool zur Visualisierung von Aufgaben, Optimierung des Workflows im Team und unmittelbaren Ermittlung von Hindernissen. Dabei gilt: Erst wenn ein Team eine bestimmte Anzahl an Aufgaben erledigt hat, werden weitere aus dem „Backlog“ – einer Sammlung unerledigter Arbeit – gezogen. Statt Multitasking zu fördern, werden Aufgaben in kleine Schritte geteilt und nacheinander abgearbeitet.    

Was ist bei der Einführung des Kanban-Systems wichtig?

Das Kanban-System lässt sich leicht in bestehende Abläufe integrieren. Gerade für virtuelle Boards gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Anbietern, die eine Einrichtung in nur wenigen Minuten ermöglichen. Bevor Sie allerdings lossprinten, sollten Sie folgende Schritte beachten:  
  1. Kommunizieren Sie die Gründe:
    Erklären Sie dem Team, warum Sie Kanban einsetzen möchten und stellen Sie sicher, dass Ihr Team dieser Umstellung zustimmt. Wenn Sie Ihrem Team die neue Methode ohne jede Erklärung aufzwingen, führt dies schnell zu Widerständen und behindert letztendlich eine erfolgreiche Implementierung.
 
  1. Suchen Sie nach einem geeigneten Tool:
    Auf der Suche nach einem Tool, das Sie mit Ihren Kanban-Neulingen verwenden können, sollten Sie vor allem auf die Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Integration mit anderen wichtigen Werkzeugen achten. Das mag selbstverständlich klingen – ist aber entscheidend für einen langfristigen Erfolg der Methode.
 
  1. Fangen Sie an:
    Nutzen Sie zunächst ein standardisiertes Kanban-Board, fügen Sie Aufgaben und Teammitglieder hinzu und beginnen Sie mit der Arbeit. Auf diese Weise lernen Sie die Methode kennen und gewöhnen sich an sie. Erst im nächsten Schritt sollten Sie Änderungen und Anpassungen vornehmen.
 
  1. Ermitteln Sie die Bedürfnisse Ihres Teams:
    Sobald Sie ein paar Iterationen durchgeführt haben und Ihr Team mit der Kanban-Methode vertraut ist, können Sie sich auf die Suche nach Verbesserungen machen. Für die meisten Teams sind die ursprünglichen Werkzeuge allein nicht ausreichend, Anpassungen und Modifizierungen von Prozessschritten und dem Board können deshalb hilfreich sein.
  Von Anfang an sollten Sie und Ihr Team außerdem die Rahmenbedingungen der Methode klar kommunizieren und sich immer wieder ins Gedächtnis rufen:    

WIP-Limits einhalten

„Work in Progress“-Limits beschränken die Zahl der parallelen Arbeiten pro Arbeitsschritt. Denn es ist effizienter, eine Aufgabe vollständig abzuschließen, als mehrere Aufgaben nur teilweise abzuarbeiten. Grundsätzlich holt sich also das zuständige Teammitglied des nächsten Arbeitsschritts seine Arbeit vom Vorgänger, wenn dieser seinen Teil abgeschlossen hat. Wie hoch das WiP-Limit am Anfang gesetzt wird, sollte vor allem eine Bauchentscheidung sein. Die “realistischeren” Anpassungen lassen sich dann im Laufe der Zeit vornehmen. Ziel ist dabei immer die Balance aus flüssiger operativer Arbeit sowie Zeit für Fehlererkennung und Problemlösung. Das Definieren von WiP-Limits zeigt, wo gerade Engpässe bestehen oder der Arbeitsfluss immer wieder ins Stocken gerät. Sie signalisieren also visuell, wo gehandelt werden muss. Damit WiP-Limits funktionieren, sollte ein Konsens im Team gefunden werden: Nur wenn sich alle Teammitglieder einig sind, dass mit Begrenzungen gearbeitet wird, lässt sich eine permanente Überschreitung der Grenzen verhindern.    

„Hidden Steps“ vermeiden

Für Teams, die das Kanban-System einführen, ist die Visualisierung des gesamten WIP auf dem Board entscheidend für die genaue Steuerung des Arbeitsablaufs. Hier lassen sich die Arbeitsschritte auf den ersten Blick erkennen und optimieren. Wenn aber einzelne Arbeitsschritte nicht sichtbar gemacht werden, kann sich Arbeit unbemerkt und intransparent verlagern. Sinnvoll ist deshalb meist eine etwas detailliertere Aufteilung als die gängige Dreiteilung „To Do“, „In Progress“ und „Done“. Für viele Teams hat sich zum Beispiel die Aufteilung in “To Do”, “In Development”, “Review“, „Test“, „Deploy“ und „Done“ als sinnvoll erwiesen.    

Informationen aktuell halten

Die Kanban-Methode basiert auf klaren Mitteilungen zu Kapazitäten und Informationen in Echtzeit. Deshalb sollte das Kanban Board die Stellung einer zentralen Informationsquelle einnehmen. Alte und nicht mehr verwendbare Daten behindern dabei einen effizienten Workflow. Nur wenn Informationen immer aktuell gehalten werden, bringen sie einen Mehrwert.    

Fokussiert einzelne Aufgaben bearbeiten

Wer bei größeren Vorhaben permanent hin und her springt, verzettelt sich schnell und verliert durch den ständigen Wechsel den eigenen Fokus. Das geordnete Abarbeiten bringt dagegen frühere und bessere Ergebnisse. Das Kanban Board hilft dabei, Aufgaben, die gleichzeitig abgearbeitet werden müssen, zu minimieren, sich auf einzelne wichtige Tasks zu fokussieren und Aufgaben nach Priorität zu erledigen.    

Regelmäßige Retrospektiven durchführen

Kanban basiert auf dem japanischen „Kaizen”-Prinzip, das für einen kontinuierlichen und schrittweisen Verbesserungsprozess steht. Neben der Abbildung des aktuellen Prozessablaufs wird im Kanban-System also auch auf die stetige Optimierung der Prozesse geachtet. Hier sind die Teammitglieder gefragt und Retrospektiven sind eine gute Möglichkeit, sich dafür im Team auszutauschen: Bei der Rückschau auf vergangene Prozesse soll aus der Vergangenheit gelernt werden, wie die Zusammenarbeit noch besser werden kann.    

Kennzahlen zur Prozessverbesserung nutzen

Kanban-Systeme helfen bei der Erfassung vieler Leistungsdaten. Anhand dieser Daten und Kennzahlen lässt sich leicht beurteilen, ob sich die Teamleistungen oder Lieferzeiten verbessert oder verschlechtert hat – bei Bedarf kann schnell gehandelt und das System angepasst werden. Ein Beispiel für solche Kennzahlen sind etwa die Zyklusdauer oder die Vorlaufzeit: Die Zyklusdauer misst, wie lange ein Team braucht, um eine Aufgabe zu erledigen. Die Vorlaufzeit umfasst den Zeitraum zwischen dem Auftauchen einer neuen Aufgabe im Workflow und dem endgültigen Abschluss im System.    

Fazit

Transparenz, Kommunikation und vor allem eine „Loslegen und daraus lernen!“-Mentalität sind die wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Einführung des Kanban-Systems im Team. Denn die kontinuierliche Verbesserung wird bei Kanban großgeschrieben. Achten Sie also darauf, ihr Team bei der Einführung von Kanban mit einzubinden und begeben Sie sich gemeinsam auf die Reise, um einen optimalen Workflow zu entwickeln. So können Sie letztendlich nicht nur ihre Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit im Team steigern.
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