Kanban Methode im Projektmanagement

Kanban Methode in der Praxisumsetzung

Agile Methoden dienen dazu, Projekte schneller und mit einer reibungslosen Kommunikation innerhalb des Teams abzuwickeln. So entstehen bessere Produkte und Dienstleistungen, Hindernisse werden schneller erkannt und der Prozess läuft insgesamt abgestimmter. Agiles Projektmanagement setzt dabei klar auf Selbständigkeit und Eigenverantwortung der Gruppe.

In diesem Zusammenhang ist Kanban eine der populärsten Methoden, um das Aufgabenmanagement agil zu gestalten. Das Ziel ist es, Multitasking zu vermeiden, um eine vollständige aber effiziente Auslastung der einzelnen Mitglieder zu erreichen. Das Prinzip dahinter kann man gut mit dem Spruch beschreiben: „Stop starting – start finishing!“

Die Methodik beginnt stets beim aktuellen Status und hat den kontinuierlichen Wandel im Blick. Das System ist dabei immer auf die wirtschaftliche Wertschöpfung konzentriert, aber verliert den Menschen nicht aus den Augen. Denn nicht Prozesse, sondern Menschen treiben stetige Verbesserungen voran.

Doch wie genau funktioniert es, in welchen Fällen lässt es sich am besten einsetzen und was unterscheidet diese Variante von Scrum? Diese Fragen werde ich Ihnen hier beantworten.

Was ist die Kanban Methode?

Kanban setzt sehr stark auf Visualisierung. Gearbeitet wird mit einem Board, bei dem es um die Abbildung eines Prozesses geht – von der Planung bis zur Realisierung.

Da es ein Pull-System ist, dürfen die Angestellten sich ihre Aufgaben selbst ziehen, und damit selbst entscheiden, welche sie als nächstes bearbeiten möchten. Die Verantwortlichen sollten dabei vorab definieren, wie viele Tasks parallel in Bearbeitung, also “Work in Progress” (WIP), sein dürfen. Denn meist gibt es deutlich mehr Arbeit als das Team auf einmal bewältigen kann. Außerdem sollte eine neue Arbeitsanweisung immer erst angefangen werden, wenn eine andere fertig ist.

Neben dem Setzen von WIP-Limits ist die Messung von typischen Parametern wie beispielsweise die Bewältigung einer Arbeitsanweisung oder die Zykluszeit eines Prozesses wichtig. Dadurch lässt sich die eigene Produktivität besser feststellen und im nächsten Schritt können gegebenenfalls Änderungen vorgenommen werden.

Das Konzept setzt außerdem auf regelmäßige Meetings mit allen Teammitgliedern. Etwa 15-minütige, tägliche Stand-Up-Meetings sind empfehlenswert, damit sich alle Teammitglieder darüber austauschen, wie sie seit dem letzten Meeting vorangekommen sind und wie die nächsten Schritte aussehen. Agile Projektmanager erkennen dabei schnell, wo sich “Flaschenhälse” bilden, also an welcher Station im Projekt sich noch nicht erledigte Tasks stauen.

Neben dem Board für das gesamte Team, können die einzelnen Mitglieder außerdem ein eigenes Personal Kanban führen, um ihre Einzelarbeit kompatibel abzubilden. Es sei außerdem gesagt, dass Kanban nur funktionieren kann, wenn auf allen Ebenen Verantwortung übernommen wird und auch die ausführenden Teammitglieder sich aktiv für die Verbesserung von Abläufen einsetzen.

 

Vorteile dieser Methodik

Kanban ist ein flexibles Modell, daher werden beständig Rückmeldungen und Überprüfungen durchgeführt. Das System macht kurzfristige Änderungen möglich und ist für eine Reihe von Produktionsformen in Unternehmen interessant.

Kanban hat aber noch sehr viel mehr Vorteile, darunter:

  • Verkürzung der Durchlaufzeiten von Vorhaben
  • Hohe Transparenz über Fehlentwicklungen
  • Reduzierter Managementaufwand
  • Übersichtlichkeit einzelner Tasks
  • Erhöhte Motivation durch ein hohes Maß an Selbstbestimmung

Die Tafel kann analog oder digital geführt werden. Aber auch eine kombinierte Nutzung von digitalen Tools und physischer Tafel ist denkbar.

Nachteile

Die vorgestellte Methodik kann ab einer gewissen Projektgröße unübersichtlich werden. Dann bedarf es einer Aufteilung in kleinere Einheiten. Sobald Projektschritte zu viele Überschneidungen haben, stößt das Projektboard an seine Grenzen. Da jede Aufgabe einzeln durch die Tafel wandert, können Folgeprozesse oft nur schlecht dargestellt und gesteuert werden.

Es funktioniert nur, wenn sich Arbeitspakete klar in voneinander abgrenzbare Schritte gliedern lassen. Ein weiterer Nachteil ist, dass Teammitglieder überlappende Kompetenzen haben müssen, damit keine Engpässe entstehen, wenn einzelne Mitarbeiter ausgelastet sind. Nur so kann sichergestellt werden, dass das “Backlog” auf Null gebracht wird.

 

Wann kann man die Kanban Methode anwenden?

Das Prinzip wurde eigentlich für produzierende Betriebe entwickelt. Heute wird es aber vor allem für das agile Projektmanagement in Unternehmen genutzt und kommt häufig bei der Softwareentwicklung zum Einsatz. Auch für die Selbstorganisation im Büro oder im Home-Office funktioniert das Prinzip von Kanban gut.

Das Prinzip findet sich mittlerweile in einer Vielzahl von Branchen und Projekten. Die Umsetzungen in den einzelnen Firmen sind dabei sehr unterschiedlich. In manchen Fällen wird Kanban zum Beispiel als Wochenplanung eingesetzt, in anderen Fällen werden Veröffentlichungen oder Events geplant.

Voraussetzung für die Verwendung von Kanban für das Management von Unterfangungen ist es, dass die Arbeitspakete in zwar aufeinanderfolgende, aber ansonsten unabhängige Arbeitsschritte gegliedert werden können.

Einführung in die Kanban Tafel

Um ein Kanbanboard anzulegen, wird zunächst mit dem „Backlog“ gestartet: Das ist eine Art To-Do Liste mit Anforderungen, die an das Projektergebnis gestellt werden. Jede “Task” wird nun auf einer eigenen Kanban-Karte festgehalten und im nächsten Schritt priorisiert.

Die priorisierten Tasks kommen in die linke Spalte – diese kann beispielsweise „To-Do“ heißen. In die zweite Spalte rücken Tasks, wenn sie „In Progress“ sind. Bereits abgeschlossene Tasks wandern in die Spalte “Done” ganz rechts. So ist jederzeit für jeden Teilnehmer ersichtlich, in welchem Zustand die jeweiligen Tasks gerade sind.

Die auf den Karten gespeicherten Informationen geben darüber Auskunft, um welche Aufgabe es sich handelt, welcher Phase des Prozesses sie zugeordnet werden kann und auch wofür sie zum Einsatz kommt.

Die einzelnen Spalten der Tafel können dabei ganz individuell an die Anforderungen des Projekts angepasst werden. In manchen Fällen eignen sich beispielsweise vier- oder fünfspaltige Boards besser, um alle Stufen des Entwicklungsprozesses zu erfassen.

Kanban vs. Scrum

Neben Kanban ist Scrum eine zweite, weit verbreitete agile Projektmanagementmethode. Schlanke und agile Prozesse für das Projektmanagement ermöglichen eine größere Flexibilität, sind allerdings auch anspruchsvoller hinsichtlich der Verantwortung der Projektteams. Hierbei werden einfache Grundsätze aufgestellt und von wenigen Rollen ausgeführt. Kurze, intensive Meetings sorgen für eine möglichst reibungslose Abstimmung. Die Voraussetzung dafür sind selbstorganisierende, interdisziplinäre Teams sowie ein iteratives Vorgehen.

Schaut man sich die beiden Vorgehensweisen genauer an, erkennt man schnell weitere Ähnlichkeiten:

  • Teammitglieder können ihren Arbeitsauftrag selbst aus dem Backlog auswählen
  • Arbeitsgruppen erhalten viel Verantwortung
  • Der Umfang der Arbeitsaufgaben “In Progress” wird begrenzt
  • Fokus auf transparente Prozesse
  • Regelmäßige Prozessanalysen optimieren die Abläufe

Im Unterschied zu Scrum, bei dem mehrere Arbeitsanweisungen gleichzeitig bearbeitet werden, fördert Kanban den kontinuierlichen Arbeitsfluss. Aktuelle Prozesse werden hierbei visualisiert, aber zunächst nicht verändert. Während mit anderen Methodiken vor allem Kreativprojekte sinnvoll umgesetzt werden können, eignet sich Kanban ebenso gut für Standardaufgaben, wie beispielsweise die Erstellung des Jahresabschlusses.

Es ist ausschließlich für die Team-Arbeit konzipiert. Dagegen ist Kanban mit dem Schwerpunkt auf Visualisierung auch für Einzelkämpfer geeignet, die auf diese Weise ihre Kleinprojekte durchstrukturieren und abwickeln können.

Unternehmungen, die mit einer festen Deadline planen, lassen sich besser über Methoden organisieren, die ein starkes Augenmerk auf das Zeitmanagement legen. Es spricht allerdings auch nichts dagegen, Boards im Prozess zu verwenden. Das gilt besonders für die entsprechenden digitalen Tools.

Zusammengefasst lassen sich also folgende Unterscheidungen feststellen.

Kanban:

  • Wenige feste Grundsätze
  • Besonders für Vorhaben und Routineaufgaben geeignet
  • Auch für die Arbeitsorganisation von Einzelpersonen sinnvoll
  • Ab einer gewissen Projektgröße kann Kanban unübersichtlich werden (Aufteilung in kleinere Einheiten notwendig)
  • Kontinuierliche Pflege der Tafel notwendig
  • Keine festen Rollen der einzelnen Mitglieder
  • Optionale Priorisierung im Backlog möglich
  • Iterationen sind möglich aber nicht notwendig

Scrum:

  • Komplexes Regelwerk
  • Für Arbeitsgruppen ab drei Personen geeignet
  • Besonders für Kreativprojekte, nicht aber für Routineaufgaben geeignet
  • Tafel wird nach jedem Sprint neu aufgesetzt
  • Feste Rollen der einzelnen Mitglieder (u.a. Product Owner, Scrum Master)
  • Priorisierung im Backlog vorgeschrieben
  • Iterationen notwendig

Was gibt es an Software?

Auch wenn die Originalmethode mit Zetteln und einer Tafel funktioniert, so sind mittlerweile viele kostenlose und auch kostenpflichtige Anwendungen erhältlich, um den “Work in Progress” eines Projekts abzubilden. Um das System nahtlos in den übrigen Workflow einzugliedern und auch standortübergreifende Teamarbeit zu ermöglichen, kann der Einsatz von professioneller Software hilfreich sein.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, das Prozedere mithilfe einer Software zu nutzen, sollten Sie vorab einige grundlegende Überlegungen anstellen: Wollen Sie eine Open-Source-Lösung oder eine eigene Lösung entwickeln? Welche Integrationen müssen unterstützt werden? Wie einfach ist die Anwendung an Ihre Anforderungen anpassen? Wenn Sie eine Software einsetzen, sollte sie sich nahtlos in ihren übrigen Workflow einfügen. Prüfen Sie, ob die Anwendung die notwendigen Integrationen bietet.

Wenn Sie ein Programm einsetzen, können Sie Ihr Board je nach Schwerpunkten, Funktionen und externen Faktoren Ihrer Arbeitsgruppen unterschiedlich gestalten. Die Entwicklung der passenden Boardvorlage ist ein kontinuierlicher Ablauf, der die Dynamik Ihrer Arbeitsumgebung berücksichtigen sollte.

Jira oder Trello?

Jira von Atlassian ist die bekannteste, webbasierte Lösung, die mit Kanban kombiniert werden kann. Per Drag-and-Drop werden die Karten in den einzelnen Spalten verschoben. Der Vorteil bei den virtuellen Karten von Jira ist, dass beispielsweise Zusatzinformationen wie Bilder, Anhänge oder weiterführende Links eingefügt werden können.

Auch die webbasierte Anwendung Trello dient dem Projektmanagement und gehört mit zu den beliebtesten Alternativen zu Jira. Schon die kostenlose Basisversion ist dabei sehr umfangreich. Einer Liste können beliebig viele Karten hinzugefügt werden, wobei die Karten etliche Informationen enthalten können, wie etwa einzelne Anhänge oder Fristen. Per E-Mail werden Sie außerdem informiert, falls eine Karte für Sie erstellt wird.

 

Beispiele der Praxisanwendung

Ob für Entwickler, IT-Operations, Kundensupport oder das Marketing: Kanban ist für verschiedenste Arbeitsbereiche anwendbar. Je nach Arbeitsschwerpunkt variiert die jeweilige Tafel dann natürlich stark.

Die Anwendung von Kanban ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Anforderungen systematisch umgesetzt und in Workflows überführt werden sollen, die nicht Bestandteile eines gut planbaren, größeren Projekts sind. Das trifft beispielsweise häufig auf IT- oder Serviceaufgaben zu, die sich selten in Sprints zusammenfassen lassen, da die Arbeitsgruppen gar nicht wissen, welche Aufgaben auf sie zukommen.

Ich berate Sie als agiler Projektmanager nicht nur bei der Implementierung, sondern auch bei der Frage, ob und wie sich dieses Vorgehen für Ihr Projektvorhaben eignet. Kontaktieren Sie mich gerne.

Mein Fazit zur Kanban Methode

Kanban ist eine effektive und einfache Methode für Betriebe, um das Aufgabenmanagement in agilen Projekten zu verbessern. Es bringt nicht nur mehr Transparenz in die Arbeitsprozesse, sondern fördert auch die Motivation der Beschäftigten, die nun eine größere Flexibilität und mehr Gestaltungsmöglichkeiten haben. Da nur wenige feste Regeln notwendig sind, ist Kanban für den Einstieg in die agile Arbeitsweise im Projektmanagement gut geeignet, stellt aber auf der anderen Seite auch Anforderungen an die Selbstorganisation. Der halbherzige Einsatz bringt sicherlich keine nachhaltige, qualitative Veränderung mit sich. Wer die Arbeitsprozesse in seiner Organisation verbessern, jedoch nicht gleich die gesamte Firma umkrempeln will, dem bietet Kanban einen guten Startpunkt. Nehmen Sie sich außerdem Zeit: Wenn eine Tafel genutzt wird, kann es mit der Zeit immer hilfreicher werden und von den Mitarbeitern stetig besser angenommen werden. Denn mit wachsender Erfahrung funktioniert die Umsetzung nicht nur besser, es kann auch individuell weiterentwickelt und an die Bedürfnisse angepasst werden. Sie sollten Ihre Kanbanboards ständig verbessern, um die beste Struktur für die Arbeitsprozesse Ihres Kollektivs zu finden. Aber selbst wenn Sie glauben, die beste Lösung gefunden zu haben: Es gibt immer Raum für Verbesserungen. Um sicherzustellen, dass die Vorteile der Methodik vollständig ausgeschöpft werden, sollte das Management folgende Normen beachten:
  • Klare Regeln: Alle Grundsätze für den Ablauf sollten deutlich gemacht werden: Was ist beispielsweise darunter zu verstehen ist, wenn eine Anweisung als “Done” eingeordnet wird?
  • Begrenzung: Begrenzen Sie die Anzahl der zu bearbeitenden Arbeitsaufträge.
  • Workflow: Notieren Sie die Aufgaben im Backlog in absteigender Reihenfolge und stellen Sie sicher, dass ein stetiger Workflow gegeben ist.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Analysieren Sie Ihre Prozesse regelmäßig und bemühen Sie sich, die Effizienz Ihrer Arbeitsweise zu verbessern.
  • Management: Kanban kann nur funktionieren, wenn auf allen Ebenen Verantwortung übernommen wird und sich auch die ausführenden Teammitglieder sich für die Verbesserung von Abläufen einsetzen. Für weitere Informationen oder Rückfragen nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf.
Das Wichtigste in Kürze

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