Lexikon: Kanban-Begriffe leicht erklärt

Kanban Begriffe

Kanban ist eine agile Projektmanagementmethode, die dazu beiträgt, Workflows zu verbessern und kundenorientierte Produkte zu entwickeln. Die Methode ist leicht zu implementieren und eignet sich für verschiedenste Anwendungsfälle. Wer die Fachbegriffe von Kanban versteht, kann (fast) direkt loslegen!

Kanban – ein Überblick

Kanban dient als agile Methode dazu, Arbeitsabläufe flexibler zu machen. Der Einsatz ist dann besonders sinnvoll, wenn sowohl die Produktivität als auch die Qualität eines Endprodukts gesteigert werden sollen. Im Gegensatz zu anderen Methoden lässt sich Kanban leicht in bestehende Abläufe integrieren. Außerdem ist es ohne weiteres möglich, neben Kanban auch andere agile Methoden wie Scrum einzusetzen.

 

Im Zentrum steht das Kanban-Board und damit die Visualisierung der Arbeitsschritte. Statt jede Menge Aufgaben gleichzeitig anzufangen und zu bearbeiten, soll jeder einzelne Schritt zuerst beendet werden, bevor der Nächste gemacht wird. Beispielsweise wird vor der Produktion eines Produkts festgelegt, wie viele Aufträge gleichzeitig bearbeitet werden dürfen. Erst wenn das Team wieder Kapazitäten frei hat, nehmen sich die Mitarbeiter eine neue Aufgabe („Pull-Prinzip“).

 

Die Begrenzung sorgt dafür, dass Kapazitäten effizienter verteilt werden können. Besonders wenn eine Aufgabe mehrere Schritte durchläuft, kann es sonst zu Staus kommen. Wenn die erste Station schnell arbeitet, es allerdings im zweiten Schritt zu einem Problem kommt, dürfen die Mitarbeiter der ersten Station laut Kanban nicht weiterarbeiten. Stattdessen nutzen sie die frei gewordenen Kapazitäten, um der zweiten Station bei der Lösung des Problems zu helfen.

 

Neben dem Limit für gleichzeitige Aufträge können auch weitere Regeln am Kanban-Board dargestellt werden. Dazu gehört etwa die Frage, ab wann man einen Auftrag als erledigt markiert und damit für die Übergabe an die nächste Station kennzeichnen darf. Einmal aufgestellte Regeln sollten dabei in regelmäßigen Abständen hinterfragt und angepasst werden.

 

Wichtig ist außerdem, regelmäßige Meetings einzuführen, um sich auszutauschen und gegenseitig Feedback zu geben. Viele Teams setzen dafür ein tägliches Kanban-Meeting an. Die Visualisierung auf dem Board und die kontinuierlichen Rücksprachen erhöhen auf ganz einfache Weise die Transparenz der Arbeit für alle Teammitglieder.

Begriffserklärungen

Das Wort „Kanban“ kommt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie Karte oder Tafel.

Das Kanban-System ist ein Bestandskontrollsystem dient zur Steuerung des Materialflusses und der Produktion nach dem „Pull-Prinzip“.

 

Der Toyota-Ingenieur Taiichi Ohno entwickelte dieses System Ende der 40iger Jahre, um die Produktion flexibler und effizienter zu steuern. Das führte letztendlich zu einer Steigerung der Produktivität bei gleichzeitiger Reduzierung von kostenintensiven Lagerbeständen.

 

In den 70er Jahren wurde dieses Steuerungskonzept von Unternehmen in den USA und Deutschland adaptiert und eingeführt.

Kanban umfasst sechs Grundprinzipien, die den Kern der Methodik verdeutlichen:

 

  1. Prinzip: Kanban lässt sich leicht in bestehende Abläufe integrieren

 

Für den Einstieg sind keine umfassenden Veränderungen oder eine bestimmte Konfiguration nötig, deshalb ist die Einführung auch sehr leicht. Kanban kann sogar in einen bereits laufenden Prozess integriert werden.

 

  1. Prinzip: Veränderungen werden schrittweise umgesetzt

 

Kanban kann mit minimalem Aufwand zu kontinuierlichen und inkrementellen Veränderungen eines Prozesses beitragen. Generell werden radikale Änderungen vermieden, da diese Angst oder Unsicherheit auslösen und auf Widerstand stoßen können.

 

  1. Prinzip: Führung wird auf allen Ebenen der Organisation gefördert

 

Für eine höhere interne Akzeptanz sollten sich Veränderungen aus der eigenen Organisation heraus entwickeln. Dabei ist nicht nur die Führungsebene wichtig, sondern alle Mitarbeiter: Indem alle beteiligten Personen in die Entscheidungsfindung miteinbezogen werden und eine kontinuierliche Verbesserung anstreben, lässt sich der Widerstand gegenüber Veränderungen verringern.

 

  1. Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden stehen im Fokus

 

Ziel eines Projekts sollte es immer sein, Services, Arbeitsabläufe oder Prozesse für eine Zielgruppe zu verbessern. Deshalb steht der Kunde bei der Kanban-Methode immer im Mittelpunkt. Wichtig ist dabei, erst einmal herauszufinden, nach welchen Kriterien die Kunden eine Dienstleistung beurteilen. Auf dieser Basis kann ein Kanban-System entwickelt werden, dass diese Kriterien berücksichtigt und dabei unterstützt, Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden bestmöglich zu erfüllen.

 

  1. Mitarbeiter organisieren sich selbst

 

Die Bearbeitungsdauer kreativer Wissensarbeit ist schwer von außen zu bestimmen. Mit Hilfe von Kanban-Boards können Mitarbeiter ihre Arbeit selbst verwalten und gleichzeitig für andere Teammitglieder transparent machen.

 

  1. Regeln verbessern die Ergebnisse für Organisation und Kunden

 

Wenn ein Prozess als Abfolge von Regeln für sämtliche Entscheidungen verstanden wird, dann konzentrieren sich alle Teammitglieder leichter auf ihre Arbeit und haben einen eindeutigen Orientierungsrahmen. So lassen sich außerdem schneller Fehler aufdecken und beheben.

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Kanban zeichnet sich durch folgende sechs Kernpraktiken aus:

 

  1. Visualisierung: Das Kanban-Board dient als Veranschaulichung der Arbeitsabläufe. Die einzelnen Anforderungen werden auf einzelnen Karten festgehalten und durchwandern mit der Zeit als „Tickets“ das Kanban-Board von links nach rechts. Die Gestaltung selbst bleibt dabei relativ offen.

 

  1. Limitierung: Jede Spalte darf nur eine maximale Anzahl an Aufträgen enthalten (WiP). Erst wenn eine Auftragskarte weiter nach rechts wandert, darf sich das Team eine neue Karte von links nehmen. Hierdurch entsteht ein Pull-System, bei dem sich jede Station ihre Arbeit bei der Vorgängerstation abholt, anstatt fertige Arbeit einfach an die nächste Station zu übergeben. Dies führt zwangsläufig zu einem effizienteren Workflow.

 

  1. Management: Im Arbeitsprozess kann es in manchen Fällen zu Blockaden und Engpässen kommen. Gerade in solchen Situationen ist es wichtig, Störungen schnell aus dem Weg zu schaffen. Die Mitglieder eines Kanban-Prozesses haben deshalb kontinuierlich verschiedene Messzahlen im Blick, wie etwa die Länge von Warteschlangen oder die Zyklusdauer. Dadurch wird die Planung erleichtert und die Verlässlichkeit gesteigert. Außerdem sorgt die Beobachtung des Workflows dafür, Kapazitäten langfristig besser zu verteilen.

 

  1. Regulierung: Explizite Prozessregeln sorgen dafür, die Arbeitsabläufe transparenter und klarer zu gestalten. Zu solchen Regeln gehört etwa die Festlegung der Limits, aber auch eine Definition, ab wann eine Aufgabe als erledigt gilt. Prozessregeln sollten ein sichtbarer und veränderbarer Teil des Kanban-Boards sein.

 

  1. Feedback: Nur durch Rückmeldungen lassen sich Arbeitsabläufe verbessern. Und dafür sind regelmäßige Meetings wichtig – zum Beispiel in Form von Retrospektiven, bei denen die bisherige Zusammenarbeit betrachtet wird, bei Standup-Meetings oder in Operation-Reviews, zu denen sich verschiedene Kanban-Teams aus dem Unternehmen über ihre Erfahrungen austauschen. Anders als Scrum gibt Kanban aber kein starres Gerüst für solche Treffen vor.

 

  1. Modellnutzung:

Prozesse im Team sollen mit Kanban kontinuierlich verbessert werden. Der Einbezug von Modellen, wie zum Beispiel Kaizen, kann dabei helfen, ein besseres Prozessverständnis zu erreichen und Experimente zu finden, die zur Verbesserung des Prozesses führen.

Kaizen ist ein japanisches Managementkonzept zur Optimierung von Prozessen. Dabei geht es vor allem um die alltägliche und stetige Verbesserung. Im Kern des Kaizen-Ansatzes stehen die Mitarbeiter und die Teamarbeit: Kleine Gruppen bilden Qualitätszirkel und analysieren, diskutieren und optimieren regelmäßig alle Prozesse und Abläufe.

 

Kaizen ist, genau wie das Qualitätsmanagement, nicht als einmaliges Projekt durchführbar, sondern eine Unternehmensphilosophie oder eine Denkweise, die von einem Unternehmen gelebt werden muss, um erfolgreich sein zu können.

Das Kanban-Board dient der Abbildung und Visualisierung des Workflows und ist eine der Schlüsselkomponenten der Kanban-Methode. Das Board kann in Form eines Whiteboards, einer Pinnwand oder als digitale Version innerhalb einer Projektmanagement-App aufgesetzt werden.

 

Auf dem für alle Teammitglieder einsehbaren Board sind alle Aufgaben dargestellt. Das Board wird dabei in mindestens drei Spalten aufgeteilt, die jeweils eine Prozessphase darstellen.

 

Wenn eine Aufgabe in den Workflow gelangt, wird sie auf einer Kanban-Karte platziert, die jede Spalte des Boards durchläuft: Links im „Backlog“ werden alle noch anstehenden Aufgaben gesammelt, die nächste Spalte umfasst alle Aufgaben, die gerade bearbeitet werden („WiP“). Zusätzlich lässt sich auch noch eine Spalte für Reviews und Testing einbauen. Die Aufträge wandern von links nach rechts, bis sie in der finalen Spalte „Done“ mit allen abgearbeiteten Karten ankommen. Für die beiden äußeren Spalten gibt es keine Einschränkung aber jede mittlere Spalte hat einen eigenen Höchstwert.

Kanban-Karten sind das Kernelement eines jeden Kanban-Systems. Sie sollen den Fortschritt einer oder mehrerer Aufgaben bis hin zu ihrem Abschluss visualisieren. Eine Kanban-Karte enthält alle wichtigen Informationen über die Art und den Status der jeweiligen Aufgabe – dazu zählt die Frist, die Verantwortlichen und die Aufgabenübersicht.

Um eine Priorisierung von Aufgaben auch auf dem Kanban-Board zu veranschaulichen, lassen sich sogenannte „Swimlanes“ einfügen. Dabei handelt es sich um horizontale Linien, die den Work-in-Progress-Bereich unterteilen. Beispielsweise kann das Team in einem oberen Bereich (Fastlane) alle Aufträge einfügen, die schneller als andere bearbeitet werden müssen. Weniger zeitintensive Aufträge werden weiter unten eingetragen. Damit kann sich jedes Teammitglied schnell einen Überblick über die derzeitigen Prioritäten verschaffen.

Mit „Work in Progress“ ist die Anzahl der Aufgaben gemeint, an denen ein Team gerade arbeitet. Diese Anzahl bildet jeweils die aktuelle Workflow-Kapazität eines Teams ab.

Mit Work-in-Progress-Limits wird die maximale Menge von Aufgaben festgelegt, die in jedem Status eines Workflows vorhanden sein dürfen. Damit wird schnell deutlich, in welchen Bereichen chronische Untätigkeit oder auch andauernde Überlastung herrscht. Im Idealfall entstehen so reibungslose Workflows und Überlastungen werden vermieden.

 

Die WIP-Limits fördern eine Kultur des “Erledigens”: WIP-Limits verringern die Menge der “fast erledigten” Aufgaben, da das Team gezwungen ist, sich auf eine kleinere Auswahl an Aufgaben zu konzentrieren. Mit einem Vorgang aufzuhören und mit einem anderen anzufangen, führt nämlich zu weniger Zeit und Fokussierung. WIP-Limits ermutigen das Team, den eigenen Arbeitsfluss nicht zu behindern. Außerdem machen WIP-Limits Blockaden und Engpässe sichtbar. Wenn klar ist, welche vorhandene Aufgabe einen Engpass verursacht, können sich Teams schnell um solche blockierenden Probleme kümmern.

Die Überwachung des Fortschritts und die Messung der Leistung hilft dabei, ein Projekt aber auch die Prozesse im Laufe der Zeit effizienter zu gestalten. Spezifische Kanban-Kennzahlen und -Analysen, wie etwa die Zyklusdauer oder die Vorlaufzeit, sind gerade zur Überprüfung der Teamleistung, Prozesseffizienz und der Lieferzeiten besonders hilfreich.

Wenn Kanban auf der Teamebene genutzt wird, sind diese Teams effizienter als je zuvor. Das führt in der Regel zu einer Geschwindigkeitszunahme, die schwer zu überblicken ist. Oftmals ist dann eine neue Art der Projektstatusverfolgung nötig und die Portfolio-Kanban-Management dafür eine gute Möglichkeit. Die Methode lässt sich auf allen Hierarchieebenen anwenden– vom Team über das Produktmanagement bis hin zum Projekt- oder Programm-Management. Hier werden die Prinzipien und Praktiken von Kanban systemweit genutzt, um die Lieferfähigkeit des Unternehmens zu verbessern. Im Board sind die Portfolio-Kanban-Karten den Team-Kanban-Karten übergeordnet.

Die Durchsatzmetrik misst die Gesamtmenge der in einer bestimmten Zeitspanne gelieferten Arbeit. Zum Beispiel sind das die abgeschlossenen Arbeitsaufgaben pro Tag. Zur Veranschaulichung: Ein Kanban-Team hatte in den letzten fünf Wochen jeweils einen Durchsatz von 3, 7, 4, 5 und 6 Aufgaben. Im Durschnitt wurden also 5 Aufgaben pro Woche erledigt.

 

Der Durchsatz kann auch als Teamproduktivitätsmesswert bezeichnet werden, da hier das Produktivitätsniveau eines Teams verdeutlicht wird. Die Kennzahl hilft außerdem dabei, ein besseres Verständnis für die Auswirkungen eines Workflows auf die gesamte Geschäftsleistung zu bekommen und wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen – etwa um die Arbeitskapazität zu erweitern oder die Produktion zu beschleunigen.

Die Zyklusdauer misst, wie lange ein Team braucht, um eine Aufgabe zu erledigen. Gemessen wird ab dem Moment, in dem die neue Aufgabe in die Phase „In Bearbeitung“ kommt und ein Teammitglied auch tatsächlich daran arbeitet. Denn wenn eine neue Aufgabe auf dem Kanban-Board erscheint, muss diese meist erst noch überprüft und besprochen werden, bevor sie zur Ausführung freigegeben wird. Niedrige Durchlaufzeiten bedeuten, dass ein Team effizient arbeitet, hohe Durchlaufzeiten zeigen an, dass etwas den Prozess ins Stocken bringt.

Die Vorlaufzeit ist der Zeitraum zwischen dem Auftauchen einer neuen Aufgabe im Workflow und dem endgültigen Abschluss im System. Sinnvoller ist es allerdings, die Vorlaufzeit ab dem Zeitpunkt zu messen, ab dem ein Teammitglied eine neue Anfrage annimmt (Zyklusdauer). Sonst können neue Aufgaben Monate in einer Warteschlange verbringen, bevor jemand Kapazitäten für sie hat, und die Vorlaufzeit steigt gewaltig.

Das Wichtigste in Kürze

Bleiben Sie auf dem Laufenden.

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