Erfolgsfaktoren für agiles Projektmanagement

Erfolgsfaktoren agiles Projektmanagement

Gesteigerte Produktivität, kürzere „Time-to-Market“, Kostensenkungen und höhere Kundenzufriedenheit – Unternehmen führen agile Entwicklungsmethoden aus verschiedensten Gründen ein. Agiles Projektmanagement ist dabei eine Antwort auf die zunehmende Geschwindigkeit bei der Produktentwicklung und auf die Erkenntnis, dass in vielen Projekten Abweichungen vom Plan zum Standard geworden sind.
Doch allein mit der Einführung einer agilen Entwicklungsmethode ist der Erfolg nicht automatisch vorprogrammiert. Vielmehr geben diese einen Orientierungsrahmen statt bis ins letzte Detail zu zeigen, wie die Umsetzung funktioniert.

 

Wie agile Projekte umgesetzt werden können 

Die bekanntesten Methoden für agiles Projektmanagement sind „Scrum“ und „Kanban“. Beide Ansätze sind durch Vernetzung, Flexibilität und dem kontinuierlichen Hinterfragen des bisher Erreichten gekennzeichnet:

 

Kurz erklärt: So funktioniert Scrum

Mit Scrum entwickelt und liefert ein Team schrittweise ein potentiell nutzbares Produkt. Dabei werden nur wenige Eckpfeiler zum konkreten Vorgehen definiert: Bei Scrum gibt es drei Rollen, die im Team besetzt werden, Artefakte bzw. Ergebnisse sowie klar definierte Ereignisse. Die Produktentwicklung wird in wiederholenden Zeitabschnitten organisiert, die “Sprints” genannt werden. Ein Sprint dauert maximal vier Wochen – eine gleichmäßige Sprintlänge gibt dabei dem Team einen Rhythmus vor.

Am Anfang eines Sprints wird eine priorisierte Liste mit Anforderungen (Product Backlog) angelegt. Aus dieser Liste “zieht” sich das Entwicklungsteam so viele Anforderungen, wie es erfahrungsgemäß in einem Sprint umsetzen kann. Das Team setzt diese Anforderungen so um, dass am Ende des Sprints ein nutzbares Produkt existiert. Dieses Ergebnis zeigt das Team den Kunden, holt sich Feedback ein und passt darauf aufbauend das Produkt an. Bei der agilen Arbeitsweise wird außerdem viel Wert daraufgelegt, zu schauen, was in Zukunft optimiert werden könnte. Zum Abschluss eines Sprints überlegt deshalb das Team, wie es seine Arbeitsweise verbessern kann. Dann beginnt der nächste Sprint. Mit diesem Vorgehen wird ein kontinuierlicher Fortschritt erreicht und Anforderungsänderungen fließen kontrolliert in ein Projekt ein.

 

Kurz erklärt: So funktioniert Kanban

Im Zentrum der Kanban-Methode steht das Kanban-Board und damit die Visualisierung der Arbeitsschritte. Statt mehrere Aufgaben anzufangen und gleichzeitig zu bearbeiten, wird hier darauf geachtet, dass jeder einzelne Schritt zuerst beendet wird, bevor man sich einem neuen widmet. Im Gegensatz zu anderen Methoden lässt sich Kanban besonders einfach in bestehende Abläufe integrieren.

Auf dem für die Teammitglieder einsehbaren Board sind alle Aufgaben dargestellt. Das Board selbst teilt man in mehrere Spalten auf: Ganz links befindet sich das Backlog. Hier werden alle noch anstehenden Aufgaben gesammelt. Daneben folgt eine Spalte, in der sich alle derzeit bearbeiteten Aufgaben („Work in Progress“) befinden. Diese Spalte kann sich auch in mehrere Spalten aufteilen, wenn eine Aufgabe mehrere Schritte durchläuft, bis sie endgültig abgeschlossen ist – zum Beispiel mit zusätzlichen Spalten für Reviews und Testing. Die Aufträge wandern von links nach rechts, bis sie in der finalen Spalte „Done“ mit allen abgearbeiteten Karten ankommen.

 

Die Erfolgsfaktoren von agilem Projektmanagement 

Die Transformation konventioneller in agile Teams fordert sowohl Management als auch Mitarbeitende heraus, denn die Arbeitsmethode erfordert vor allem einen Perspektivwechsel und eine veränderte Arbeitskultur. „Ab heute versuchen wir es agil!“ ist zwar ein ambitioniertes Motto, doch Erfolg durch agiles Projektmanagement lässt sich weder durch gutes Zureden noch durch Sanktionen so leicht erreichen. Dagegen haben sich diese Kriterien als Erfolgsfaktoren für agiles Projektmanagement erwiesen:

 

1. Funktionierendes Team mit flachen Hierarchien aufbauen

Das agile Teammodell basiert auf der Idee, die einzelnen Mitarbeitenden flexibler, eigenständiger und produktiver werden zu lassen. Voraussetzung dafür ist, dass das Management klare Zielvorgaben und Qualitätsansprüche formuliert und auf die Kompetenz der Mitarbeitenden vertraut. Wer erfolgreich agil arbeiten möchte, sollte sich deshalb von traditionellen Hierarchiestrukturen verabschieden. Das bedeutet, dass sich alle Teammitglieder gleichermaßen für den Projekterfolg verantwortlich fühlen. In der Folge muss so mancher seine „Komfortzone“ der reinen Pflichterfüllung verlassen.
Idealerweise besteht ein agiles Team aus Mitarbeitenden, die die Aufgabe ohne weitere Unterstützung fachlich lösen können. Darüber hinaus sollte das Team genügend Entscheidungskompetenz haben, damit es im Rahmen seines Verantwortungsbereichs schnell agieren kann.

 

2. Unterstützendes Umfeld schaffen

Projektleiter und beteiligte Führungskräfte sollten eine Umgebung schaffen, in der das Team optimal arbeiten kann. Manchmal bringt die Arbeitsmethode eine dafür geeignete Rolle mit – wie zum Beispiel der „Scrum Master“ oder der „Service Delivery Manager“ bei Kanban. In einem neu aufgesetzten Team können außerdem Coaches helfen, damit das Team leichter zusammenwächst und die Eigenverantwortung besser verinnerlicht.

 

3. Offenes Feedback und Transparenz etablieren

Unpräzise, unklare oder sich widersprechende Vorgaben von Vorgesetzten können zu Missverständnissen führen. Aber nicht nur das: Eine bewusste Nicht-Kommunikation von Teammitgliedern aus Angst vor Macht- oder Kompetenzverlust kann sogar den Projekterfolg gefährden. Bei der Vermittlung einer agilen Mentalität ist es wichtig, Wert auf eine offene Kommunikation zu legen. Angst vor dem Fragenstellen oder vor „falschen“ Antworten sollte frühzeitig entgegengewirkt werden.

 

4. Flexibilität und Geschwindigkeit fördern

Eine agile Teamkultur unterstützt Unternehmen, anpassungsfähig und selbstlernend zu werden. Wer aber allein in seinem Büro über der Lösung eines Problems brütet, dem entgehen wesentliche Vorteile einer agilen Zusammenarbeit. In einer agilen Kultur folgt eine Idee der nächsten, weil die verschiedenen Experten ständig interagieren. Der Plan für die nächsten Maßnahmen entsteht meistens schon während eines Meetings.
Informationen sollten deshalb in agilen Projekten leicht fließen können. Das gelingt häufig dadurch, dass Informationswege kurzgehalten werden – zum Beispiel mit der Regel „Don’t search, ask!“. Eine hilfreiche Infrastruktur ist dafür die Kommunikation über Channels wie Slack: Neben dem schnellen Austausch lassen sich hier leicht Dateien hochladen und kommentieren.

 

5. Proaktive Verwendung von agilen Methoden

Agile Methoden ermöglichen klare Vereinbarungen, wie das Team den Weg zur Umsetzung plant und zugleich kontrolliert. Bei Scrum ist darüber hinaus das Zulassen von Experimenten für ungewöhnliche Wege zur Zielerreichung ausdrücklich erwünscht. Daher kommt es oft vor, dass Innovationen oder Teilprodukte entstehen, die über die eigentliche Aufgabenstellung hinausgehen.

 

6. Größtmögliche Verkleinerung des Projektes

Große und globale Projekte haben einen höheren Komplexitätsgrad als kleine Projekte und brauchen für Kommunikation und Koordination umfassende Strukturen. Werden Entscheidungen auf Basis von einem großen Interpretationspielraum getroffen, können diese schnell fehlerhaft sein. Das führt in der Folge zu Korrekturen und Nacharbeiten bei der Planung und Umsetzung. Projekte sollten aus diesem Grund stets so klein wie möglich gehalten werden und größere Vorhaben in Serien realisiert werden.

 

7. Pragmatisches Managementvorgehen

Oft sind es nur „Kleinigkeiten“, die sich dann aber als Erfolgsfaktoren für agiles Arbeiten entpuppen. Nehmen wir als Beispiel das „15-Minuten-Daily-Stand-Up“: Vermutlich hat jeder schon einmal in einem Meeting gesessen, bei dem (zu) lange über diverse Themen gesprochen wurde. Um es erst gar nicht so weit kommen zu lassen, sollte man die Bezeichnung „15-Minuten-Daily-Stand-Up“ wörtlich nehmen: Man trifft sich an jedem Tag zu einer festen Zeit für maximal 15 Minuten – wenn dabei alle stehen bleiben, dann beschränkt sich erfahrungsgemäß auch jeder Redner auf das Wesentliche.

 

8. Fokussierung und kritische Begutachtung des Projektes  auf Erfolgsfaktoren

Treten die angestrebten Verbesserungen mit einer agilen Vorgehensweise auch wirklich ein? Im Spannungsfeld von Kosten, Zeit und Qualität sollten immer auch Messungen des Projekterfolgs stattfinden. Wichtige Kennzahlen sind beispielsweise „Time-to-Market“, also die Dauer von Projektbeginn bis zur ersten Nutzung durch den Kunden, oder die Qualität in Form von Kundenzufriedenheit auf einer vorgegebenen Skala. Solche Kennzahlen können sowohl auf Projektebene als auch übergreifend für ein Team oder die Entwicklung insgesamt erhoben werden.

 

Fazit

Auf dem „agilen Weg“ probieren Teams zwangsläufig viele Dinge aus, von denen einige funktionieren, andere dagegen scheitern und man muss nochmal zwei Schritte zurückgehen. Für Unternehmen ist dies aber der einzige Weg, um herauszufinden, was wirklich in der eigenen Organisation oder in einzelnen Teams funktioniert. Eine wichtige Orientierung bieten dabei die beschriebenen Erfolgsfaktoren – behält man diese im Blick, ist man auf einem guten Weg. Haben Sie also Mut!

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