Digitalisierung für KMU – Geschäftsmodelle ändern sich

Digitalisierung KMU

Besonders in familiengeführten Unternehmen und Traditionsbetrieben gehen Geschäftsführer bisher auf „Nummer sicher“: Investiert wird vor allem in etablierte Anlagen, Maschinen oder Gebäude, nur knapp 20 Prozent der Mittelständler investieren laut einer aktuellen Studie (2018) in den Einsatz moderner Technologien. Wenn Digitalisierungsprojekte angegangen werden, dann aus Sicht der Experten in vielen Fällen zu zaghaft und zu langsam. 

Dabei bietet sie nicht nur für den Wirtschaftsstandort Deutschland im Allgemeinen, sondern auch besonders für kleine oder mittlere Unternehmen deutliche Chancen. Dabei liegt der Vorteil nicht nur in der Effizienzsteigerung: Der aktuelle Umbruch ermöglicht die Etablierung von neuen Geschäftsmodellen und die Entwicklung von neuartigen Services und Produktangeboten, die KMUs einen Wettbewerbsvorteil auf einem zunehmend globalen Markt verschaffen können.

KMUs haben im Vergleich zu großen vernetzten Konzernen sogar einen besonderen Vorteil: Auf Grund ihrer Struktur und dank kurzer interner Kommunikationswege können Entscheidungen schneller getroffen und Veränderungen unmittelbarer implementiert werden. Dieses Potenzial sollte der Mittelstand nicht ungenutzt lassen.

Was ist die Digitalisierung?

Digitalisierung, Industrie 4.0, Wirtschaft der Zukunft: Diese Begriffe sind zurzeit in aller Munde. Unter dem Schlagwort Industrie 4.0 werden nicht nur Ansätze der Automatisierung zusammengefasst, sondern auch eine Optimierung aller Prozesse im Betrieb angestrebt. Moderne Geräte, Maschinen und Softwareanwendungen erleichtern bestehende Arbeitsabläufe und schaffen gleichzeitig auch Veränderungen im Arbeitsalltag.

Mit dem Begriff ist ursprünglich gemeint, dass analoge Daten und Abläufe in eine digitale Form überführt werden, zum Beispiel von einer Musikkassette zu einem mp3 oder eine Papierakte zu einem PDF. Der moderne Begriff reicht allerdings noch viel weiter:

  • Digitalisierung KMUs beinhaltet auch die Automatisierung von betrieblichen Geschäftsabläufen von der Buchhaltung bis zur internen Kommunikation.
  • Basierend auf digitaler Verständigung oder Produktion werden neue Produkte oder Services entwickelt.
  • Diese Neuausrichtung kann auch zu einer Erweiterung des eigenen Portfolios um virtuelle Leistungen führen.

Sie ist also ein umfassender Ablauf, der alle Lebens- und Arbeitsbereiche im Betrieb beeinflusst. Bei der erfolgreichen Implementierung geht es nicht nur um die Einführung einzelner Tools, sondern um eine weitreichende Neuausrichtung. Neben Vorteilen wie der gesteigerten Produktivität oder der Individualisierung des Portfolios stellt dieser Schritt besonders KMUs aber auch vor finanzielle, strategische und personelle Herausforderungen.

Chancen und Risiken

Zusätzlich zu der finanziellen Belastung, die die Umstellung der Produktion- oder Kommunikationskanäle mit sich bringt, gehören die Themen Datensicherheit und Unternehmenskultur zu den vorrangigen Risiken in der Umsetzung.

Im Rahmen der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die Verunsicherung in Hinblick auf Datensicherheit und Datenschutz noch einmal gestiegen. Besonders Mittelständler ohne eigene IT-Abteilung machen sich Sorgen um die Sicherheit der eigenen Daten und den Daten ihrer Kunden. Diese Themen sollten proaktiv angegangen und gelöst werden, um möglichen Sicherheitslücken vorzubeugen.

Die erforderliche Veränderung der Unternehmenskultur kann ebenfalls ein Konfliktpotenzial beinhalten, das auf Führungsebene erkannt und strategisch angegangen werden muss: Wie verändern sich die Aufgaben und Verantwortlichkeiten? Wie können alle Angestellten auf diesem Weg mitgenommen werden? Und wie können Umstrukturierungen proaktiv kommuniziert werden?

Gleichzeitig erkennen aber immer mehr KMUs auch in Deutschland die Chancen der Digitalisierung von der Erschließung neuer Zielgruppen bis zur gesteigerten Attraktivität als Arbeitgeber. Durch den Fokus auf digitalen Lösungen kann zum Beispiel die Vereinbarkeit von Familie und Beruf verbessert werden. Angesichts des Fachkräftemangels in deutschen Firmen ist das ein potenzielles Entscheidungskriterium für die Annahme eines Jobangebots.

Durch eine Modernisierung der internen Vorgänge mit spezieller Applikation oder Schnittstellen können gleichzeitig Aufträge einfacher koordiniert, abgewickelt und protokolliert werden. Das erleichtert nicht nur die Zusammenarbeit im Team, sondern den Customer Service. Zum Beispiel können auch vergangene Aufträge leicht nachverfolgt werden und das entsprechende Ersatzteil schnell nachbestellt werden.

Die Möglichkeiten der virtuellen Verständigung eröffnen auch kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei neue Geschäftszweige und neue Zielgruppen. Von Produkten, die online individualisiert und anschließend bestellt werden können, bis zur Vermarktung des eigenen Produktportfolios auf Internet-Marktplätzen bietet die Digitalisierung KMUs viele Chancen zur Weiterentwicklung.

Digitalisierung KMU: Prozesse und Automatisierung

Wie in der Definition des Begriffs beschrieben, steht nicht nur digitale Erfassung von Daten auf dem Weg zum Mittelstand 4.0 im Fokus, sondern auch die schrittweise Automatisierung. Digitalisierte Daten sind dabei der erste Schritt, auf den dann im Idealfall zumindest in Teilen automatisierter Ablauf folgt.

Ein gutes Beispiel für einen solchen Prozess ist die Auftragserfassung: Nehmen wir an, ein Klient nimmt per Mail Kontakt mit dem Vertrieb auf und stellt einen Auftrag. Aus diesem Dokument werden dann die wichtigsten Informationen per Software ausgelesen: der Auftraggeber, die gewünschte Lieferartikel oder der bestellte Artikel. Basierend auf diesen Daten wird dann automatisiert ein Auftrag im Enterprise-Ressource-Planning-Tool (ERP) angelegt. Anschließend übernimmt der zuständige Mitarbeiter die weitere Abwicklung.

Der digitale Umbruch stellt aber nicht nur die Frage, welche Vorgänge automatisiert werden können, sondern auch welche langfristig überhaupt in dieser Form notwendig sind. Um das Beispiel der Auftragserfassung weiterzuführen: Ist es nicht effizienter und nutzerfreundlicher, wenn Aufträge direkt im Webshop oder über eine App gestellt werden können?

Dieses Beispiel macht auch die Zielsetzung für KMUs deutlich: Primär geht es darum, eine Challenge zu lösen oder einen neuen Service anzubieten. Dadurch entstehen dann wiederum neue Produkte, Services oder sogar Geschäftsmodelle.

Das bedeutet aber nicht zwangsläufig, dass alle Vorgänge im Unternehmen automatisiert werden sollten. Vor allem auch in Hinblick auf die Investitionskosten sollten sich KMUs auf die Modernisierung des Kerngeschäfts konzentrieren. Zumindest in einem ersten Schritt.

Digitale Technologien erfolgreich nutzen!

Im internationalen Vergleich liegt Deutschland in der digitalen Verständigung aktuell noch im Mittelfeld: Die Kommunikation über soziale Medien wie Facebook, Twitter oder Xing oder die Nutzung von Apps für Marketing und Vertrieb stehen bei KMUs nur selten an der Tagesordnung.

Auch bei digital präsenten Akteuren, die mobile Websites, Apps, Newsletter oder Social Media in der externen Verständigung aktiv einsetzen, zeigt sich in vielen Fällen noch eine Schere zwischen Außendarstellung und internen Abläufen. Aus unserer Sicht kann sie aber nur dann wirklich erfolgreich sein, wenn auch intern ein Umdenken stattfindet.

Der Fokus liegt hierbei vor allem auf dem Potenzial von technischen Lösungen zur Vernetzung: Angestellte, die schnell und einfach über digitale Tools miteinander über Büro- oder Standortgrenzen kommunizieren, können auch flexibler auf Marktveränderungen oder neue Kundenanforderungen reagieren.

Ein Beispiel für eine wenig kostenintensive Technologie für diese Art der Zusammenarbeit ist das Intranet: Über soziale Kontaktfunktionen wie Chats wird die interne Kommunikation beschleunigt, während virtuelle Arbeitsräume gleichzeitig die Möglichkeiten der Zusammenarbeit erweitern. Wie bei allen Neuerungen gilt aber auch hier natürlich, dass ein neu eingeführtes Tool nur dann erfolgreich sein kann, wenn auch der Nutzen klar kommuniziert wird. Nur so kann die Transformation auch in den Köpfen der Angestellten ankommen.

Vor- und Nachteile am Beispiel “Handwerker”

Nicht nur die Größe beeinflusst die aktuelle Umsetzung, sondern auch die Branche: Aktuellen Umfragen zufolge liegt das Handwerk auf dem Weg zum „Digital Business“ in Deutschland prozentual hinter dem Handel und Dienstleistungsunternehmen. Eine mögliche Ursache für diese Zurückhaltung bei Digitalisierungsfragen lässt sich auf die verbreitete Auffassung zurückführen, dass der Großteil der handwerklichen und gewerblichen Tätigkeiten nur eingeschränkt digitalisierbar ist.

Wenn sie der Produktionsabläufe als möglich angesehen wird, stellen die hohen Kosten einen klaren Nachteil dar: Selbst wenn nur Teile der Produktion automatisiert werden sollen, fallen nicht zu unterschätzende Investitions- und Instandhaltungskosten an, die nur die wenigsten kleinen und mittelständischen Handwerksbetriebe stemmen können.

So lohnt sich zum Beispiel die Etablierung eines digitalisierten Produktionsverfahrens (wie zum Beispiel 3D-Druck) für kleinere Handwerksbetriebe trotz aller wahrgenommenen Vorteile nicht unbedingt. 

Gleichzeitig bieten sich aber auch außerhalb der tatsächlich Produktionen Anwendungsmöglichkeiten, die auch kleinen handwerklichen Betrieben Vorteile bringen und dabei kostentechnisch überschaubar bleiben.

 Neben der eigenen Öffentlichkeitsarbeit über eine Website, einen regelmäßigen Newsletter oder Social Media Präsenz sowie die Einführung eines eigenen Webshops gehören dazu vor allem auch interne Abläufe, die mit bestimmten Tools effizienter gestaltet werden können. Am deutlichsten wird dieses Potenzial an zwei Beispielen:

  • Beispiel 1: In vielen familiengeführten Handwerksbetrieben wird die Buchhaltung zu großen Teilen intern abgewickelt. Besonders zeitaufwendig ist hierbei die Auswertung der Stundenzettel, vor allem wenn auch von unterwegs oder auf Montage gearbeitet wird. Mit einer Zeiterfassungssoftware wird dieser Aufwand nicht nur deutlich reduziert, sondern gleichzeitig auch die Abrechnung noch genauer und damit transparenter und fairer für alle Mitarbeiter.
  • Beispiel 2: Zwischen dem Büro und dem tatsächlichen Arbeitsplatz (u.a. auf der Baustelle oder vor Ort beim Auftraggeber) liegt besonders im ländlichen Raum oft eine große Entfernung. Eine gemeinsam genutzte Cloud-Technologie ermöglicht auch von unterwegs den Zugriff auf die aktuellsten Dateien. So werden nicht nur doppelte Wege vermieden, sondern auch die interne und externe Kommunikation verbessert.

Digitalisierung in KMU und mehr Agilität

DDiese Beispiele
lassen sich beliebig weiterspinnen und auf andere Branchen anwenden – und
machen so das Spektrum erst richtig sichtbar. Für KMUs reichen mögliche Ansätze in der
Entgegennahme von Aufträgen über Facebook, Twitter oder andere
Online-Kontaktmöglichkeiten und der Etablierung eines interaktiven Website-Bereichs
für Lieferanten bis zur Einführung einer online-basierten Materialerfassung und
-bestellung.

Diese Ansätze
spiegeln auch einen wichtigen Treiber der Transformation
wieder: Agilität. In einer zunehmend komplexen und schnellen Marktumgebung sind
auch KMUs darauf angewiesen, schnell auf
neue Anforderungen zu reagieren. Während Planbarkeit in den Hintergrund tritt,
gewinnt Reaktionsfähigkeit an Bedeutung.

Agile Arbeitsweisen ermöglichen
es in diesem Zusammenhang, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem diesen Hürden
ideal begegnet werden kann. Für diese in KMUs gilt das Thema
Agilität dabei nicht nur als Ziel, sondern auch als Folge und Ergebnis von
digitalen Ansätzen.

Abschließende Worte

In der Abwägung zwischen Chancen und Risiken kristallisiert sich besonders die Bedeutung der strategischen Planung und Kommunikation heraus: Damit sie auch intern als Chance angesehen wird, muss die Führungsebene mögliche Risiken im Vorfeld durchgehen. Eine intransparente Kommunikation der anstehenden Veränderungen kann im schlimmsten Fall den Erfolg der Digitalisierungsstrategie verhindern.

Deswegen empfiehlt es sich, bei Bedarf auch auf professionelle Unterstützung zurückzugreifen: Mit einem neutralen Blick von außen und etablierten Methoden können Digitalisierungsberater eine wertvolle Hilfe bei der Definition von Zielen und Umsetzungsmöglichkeiten sein. Die Vorreiter kommen dabei aus der norddeutschen Hansestadt: „Unternehmensberatung Hamburg“ hat sich in den letzten Jahren zu einem bekannten Schlagwort innerhalb der Branche entwickelt.

Zusätzlich gibt es auch Förderprogramme wie „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie, das sich mit den drei Modulen „IT-Sicherheit“, „Digitale Markterschließung“ und „Digitalisierte Geschäftsprozesse“ explizit an Mittelständler richtet. Solche Initiativen können hoffentlich dazu beitragen, dass die Digitalisierung KMUs nicht abschreckt, sondern ermutigt, es auch im eigenen Betrieb anzugehen – im Interesse der Mitarbeiter, der Kunden und der eigenen Zukunftsfähigkeit.

Auch wenn wir uns aktuell erst auf den ersten Schritten in Richtung einer digitalisierten Wirtschaft befinden: Besonders für klein- und mittelständische Betriebe ist jetzt genau die richtige Zeit, um die Weichen und damit den Mittelstand 4.0 zu stellen. Das Kommende ist digital.

Das Wichtigste in Kürze

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