Agiles vs. klassisches Projektmanagement – ein direkter Vergleich

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Bevor die inhaltliche Konzeption eines Projekts in Unternehmen beginnen kann, steht der Projektleiter meist vor einer entscheidenden Frage: Mit welcher Methode ist eine erfolgreiche Durchführung am schnellsten und effizientesten zu realisieren? Häufig stoßen die verantwortlichen Manager bei dieser Frage auf zwei unterschiedliche Herangehensweisen: das klassische und das agile Projektmanagement. Doch was zeichnet diese beiden Arbeitsweisen aus?

Grundsätzlich unterscheiden sich die beiden Ansätze neben der Art und Weise, wie einzelne Projektmitglieder untereinander kommunizieren, vor allem in Bezug auf die Projektplanung. Ich stelle Ihnen hier die Ansätze im Detail vor und gebe Ihnen somit eine Orientierung an die Hand, wann sich welche Methode besser eignet.

Was zeichnet das agile Projektmanagement aus?

Agiles PM ist noch deutlich jünger als das klassische PM und kommt vor allem aus der Softwareentwicklung. Der Leitgedanke basiert hierbei auf einem hohen Grad an Flexibilität. Die genutzten Methoden wirken dabei auf den ersten Blick nahezu unstrukturiert oder planlos – das ist allerdings ein Trugschluss, denn sie sind schlichtweg dynamisch. Das Projektteam organisiert sich zum größten Teil selbst, während es den Projektmanager im traditionellen Sinne nicht mehr gibt. Deshalb erfordert agiles PM ein hohes Maß an Selbstmotivation aller am Prozess beteiligten Mitglieder.

Im agilen PM wird davon ausgegangen, dass gerade Softwareentwicklung so komplex und schnell veränderlich ist, dass sie nicht bereits zu Projektbeginn konsequent definiert werden kann. Immer neue Anforderungen, die oftmals im Verlauf eines Projekts auftreten, erfordern deshalb dynamisches Handeln und auch kurzfristige Änderungen. Der agile Ansatz erlaubt also keinen Ausblick auf das Projektende, sondern baut darauf auf, dass durch einen permanenten Zustrom neuer Anforderungen eine kontinuierliche Umsetzung gewährleistet wird.

Was zeichnet das klassische Projektmanagement aus?

Das klassische PM dagegen basiert auf einem standardisierten Vorgehen, denn hier wird ein Projekt bereits vorab phasenorientiert durchgeplant. Voraussetzung dafür ist ein hoher Konzeptions- und Analyseaufwand zu Beginn des Projekts, denn nur so lassen sich die späteren Aufwände und Abhängigkeiten gut erkennen. Auch Kosten, Termine und Ressourcen werden am Anfang vom Projektleiter klar definiert.

Zu Beginn der Projektphase folgt dann die Formulierung der Ziele, die jeweils am Ende einer Phase als „Meilensteine“ stehen und erreicht werden müssen, damit die nächste Phase beginnen kann. Anforderungen und Umsetzungen der gesetzten Ziele werden dementsprechend bereits frühzeitig klar ausgearbeitet und festgehalten.

Änderungen in der Projektabwicklung sind möglichst zu vermeiden, da sie aufwendige und auch oft kostspielige Anpassungen erfordern. Kommt es zu Änderungen während der Projektlaufzeit, kann dies bei einer konsequenten Durchführung erst nach Abschluss des Projekts berücksichtigt werden.

Hybride Lösung - agiles vs. klassisches Projektmanagement

Normalerweise unterscheiden Unternehmen streng zwischen Projekten nach klassischen oder agilen Prinzipien. Es gibt aber auch den den sogenannten hybriden Ansatz, der diese beiden Welten vereint, und damit auch deren Vorteile kombiniert.

Werden die beiden Methoden miteinander gekoppelt, können die verantwortlichen Projektleiter den sinnvollsten Ansatz für das jeweilige Teilprojekt auswählen. Diese Kombination ist besonders bei Großprojekten mit vielen Teilprojekten interessant. So lassen sich Teilprojekte entsprechend der Anforderungen steuern, gleichzeitig kann die Effizienz des Projektes erhöht werden.

Im hybriden PM wird die klassische Aufbau- und Ablauforganisation mit den Rollen des agilen Projektmanagements verknüpft. Falls es notwendig sein sollte, leiten Projektleiter agile Arbeitsmethoden in einigen Teilprojekten ein.

Um diese in die klassische Linienorganisation zu integrieren, ist es sinnvoll, neue Meeting-Routinen und Berichtswege zu entwickeln. Dazu gehört, dass Stakeholder und die Teilprojektleitung an den regelmäßigen Sprint Reviews der agilen Teilprojekte teilnehmen. Agile Projektleiter und Scrum-Master sollten dagegen die Meetings des klassischen Projektmanagements besuchen. Mit diesem Vorgehen kann ein zeitnaher Informationsaustausch während der gesamten Laufzeit sichergestellt werden.

Fehlt in Unternehmen noch das nötige Wissen für die verschiedenen Arbeitsweisen, bietet es sich an, einen agile Coach mit einzubeziehen. Dieser kann die Verantwortlichen in das Thema einführen und ihnen wertvolle Hilfestellung bieten.

Einblick in agile Methoden - Scrum

Das agile Projektmanagement zeichnet sich vor allem durch hohe Flexibilität aus. Scrum ist dabei ein weit verbreiteter Ansatz: Die Grundidee hinter dieser Methode ist es, ein Projekt nicht strikt durchzuplanen, sondern Schritt für Schritt in sogenannten Sprints durchzuführen. Diese Vorgehensweise hat den großen Vorteil, dass sofort auf kurzfristige Änderungen und Probleme reagiert werden kann.

Damit liegt bei Scrum der Hauptfokus auf Selbstorganisation und Selbstmotivation. Die Festlegung der nächsten Arbeitsschritte findet zu Beginn eines Sprints für den Zeitraum des jeweiligen Sprints statt. Danach erfolgt die Organisation durch das Entwicklerteam auf täglicher Basis.

Am Ende eines jeden Sprints wird zurückgeblickt, die Arbeitsergebnisse den Stakeholdern im Sprint Review vorgestellt und eine interne Überprüfung als Teil der Selbstorganisation durchgeführt. So kann das eigene Vorgehen und die Prozesse sowie die Eigendynamik betrachtet und gegebenenfalls Verbesserungen für zukünftige Iterationen beschlossen werden.

Auch beim agilen PM lässt man die Fortschrittsmessung nicht einfach außer Acht. Sie muss aber sehr zeitnah erfolgen, um im Zweifelsfall schnell reagieren zu können.

Das agile PM mit Scrum bietet insgesamt zahlreiche Vorteile. Vor allem die hohe Flexibilität und der stark ausgeprägte Team-Gedanke sprechen für diese Methode. Aber auch der kontinuierliche Verbesserungsprozess durch einzelne Sprints gilt als einer der größten Vorteile von Scrum.

Dennoch kann diese Methode nicht verhindern, dass manche Vorhaben in die Sackgasse steuern. Allerdings wird dies meist sehr viel früher erkannt. Scrum eignet sich besonders dann, wenn zu Anfang noch viele Fragen offen sind, da Anpassungen im Projektverlauf bereits vorgesehen sind.

Agil vs. klassisch: Vorteile im Vergleich

Die Projektleitung in Unternehmen braucht ein fundiertes Wissen, um zwischen klassischen oder agilen Vorgehensmodellen unterscheiden und den passenden Prozess auswählen zu können. Eine Vielzahl an Artikeln und Fachbeiträgen liefert hier tiefergehende Informationen für verantwortliche Manager.

Zur Übersichtlichkeit lassen sich hier die typischen Eigenschaften der beiden Arbeitsweisen aufzeigen, die die Entscheidung erleichtern können.

Die Vorteile des agilen Projektmanagements im Überblick:

  • Eignet sich für Projekte mit kürzerer Laufzeit
  • Unterstützt die Flexibilität in der Zielerreichung
  • Kundennutzen steht im Mittelpunkt
  • Änderungen sind gewünscht, wenn sie sinnvolle Verbesserungen erzielen
  • Einfache Anwendung und wenig Regeln
  • Baut auf Selbstorganisation und auf Vertrauen

Die Vorteile des klassischen Projektmanagements im Überblick:

  • Konkrete und detaillierte Vorabplanbarkeit
  • Hohe Vorhersagbarkeit für das finale Ergebnis
  • Geringer Abstimmungsbedarf
  • Einfache Einbindung externer Projektpartner durch klare Arbeitspakete und Deadlines
  • Gute Steuerbarkeit von virtuellen Arbeitsgruppen

Sollte die Erfahrung mit neuen Arbeitsweisen noch nicht innerhalb des Unternehmens vorhanden sein, bietet sich auch die Möglichkeit an, mit einem externen, agilen Projektleiter zusammenzuarbeiten. Dieser bringt die nötige Vorerfahrung mit, um den passenden Ansatz auszuwählen und die Durchführung zu leiten.

 

Rollen und Prozesse im Vergleich

Im klassischen Projektmanagement schafft eine klare Definition von Funktionen und Rollen eine eindeutige Kompetenzverteilung. Die Hierarchien sind flach, aber klar geregelt. Jeder weiß Bescheid, an wen er berichten muss, wer welche Entscheidungen trifft und wer welche Aufgaben verteilen darf.

Das schafft Transparenz für alle Beteiligten und beschleunigt die Projektabwicklung erheblich. Hier gibt es also klar definierte Rollen mit eindeutigen Verantwortlichkeiten: Der Projektleiter hat volle Entscheidungs- und Weisungsbefugnis und somit die Möglichkeit, das Projekt voranzutreiben. Der Projektmanager übernimmt die operative Projektplanung, dokumentiert Prozesse und stimmt sich mit dem Projektleiter ab. Die einzelnen Teammitglieder führen die zugeteilten Aufgaben durch und übernehmen die Verantwortung für die Ergebnisse.

Bei der Personifizierung der einzelnen Rollen ist es von großem Vorteil, die gewohnten Hierarchien nicht zu stark zu verändern, um mögliche Unstimmigkeiten von Anfang an zu entschärfen.

Anders sieht es im agilen PM aus. Beispielsweise werden zwar auch in Scrum Rollen klar verteilt, jedoch werden hier im Vergleich zum klassischen Vorgehen andere Schwerpunkte gelegt, was die Projektverantwortung betrifft.

In Scrum gibt es drei wichtige Rollen: Der Product Owner ist eine Person, die speziell für die Produktanforderungen zuständig ist und die Stakeholder repräsentiert. Der Scrum Master sorgt für die Umsetzung des Prozesses und unterstützt bei der Beseitigung von Hindernissen. Auch das Entwicklerteam selbst hat viel Eigenverantwortung: Es schätzt Arbeitsaufwände ab, wählt darauf basierend eigene Aufgaben aus und gibt Rückmeldung, wenn diese erledigt sind.

Das heißt also, auch die Arbeitsgruppen geben bei agilen Methoden wichtiges Feedback in Reviews und Retrospektiven, nicht nur die Stakeholder.

 

Agiles vs. klassisches Management: Kommunikation

Der Austausch untereinander ist der Schlüssel zum Erfolg. Im klassischen PM geschieht das oft in Form von Statusberichten. Meetings finden außerdem in Form von Kickoffs zu Beginn statt, Planungs- und Statustreffen werden während des Projektzyklus durchgeführt und den Abschluss bildet oftmals das Format “Lessons Learned”.

Im agilen PM unterstützt der agile Projektmanager die einzelnen Mitglieder in ihrer Arbeit und fördert die Kommunikation untereinander. Hier steht der Gedanke im Vordergrund, dass möglichst wenig formale Besprechungen notwendig sind. Stattdessen sollen durch Meetings wie Daily, Review und Retrospektive bereits alle relevanten Themen weitestgehend abgedeckt werden.

Wenn Stakeholder eine formale Berichterstattung einfordern, können diese sich beispielsweise in Form von Scrum Boards oder durch die Teilnahme an den Reviews informieren. Bei all den agilen Ansätzen wird ohnehin immer transparent gemacht, woran momentan gearbeitet wird. Produktdemonstrationen in den Reviews dienen ebenfalls der Transparenz.

Abschließende Worte – agiles vs. klassisches Management

Unabhängig davon, ob es sich um Softwareentwicklung oder andere Projekte handelt, Projektmanager haben heute eine breite Auswahl an Vorgehensweisen. Folgende Möglichkeiten sind dabei besonders zu beachten:

  • Klassisches PM passt zu planbaren Vorhaben mit vorab klar definierten Anforderungen. Änderungswünschen werden hier nur bedingt aufgenommen. Dies eignet sich besonders gut in Projektumgebungen, die beispielsweise durch Gesetze oder Vorschriften stark reguliert sind.
  • Agiles PM ist dann besonders sinnvoll, wenn zu Beginn des Projekts noch nicht genau feststeht, wohin die Reise gehen soll. Dies wird über Iterationen hinweg Schritt für Schritt gemeinsam herausgefunden.
  • Hybride Ansätze sind überall dort ratsam, wo sich ein Projekt in unterschiedlich gut planbare Teilprojekte zerlegen lässt.

Zusammenfassend lässt sich also sagen: Es gibt sie nicht, die „eine richtige Methode“, die für alle Situationen und Themen gilt. Bei der Frage, ob diese oder jene Methode für die gegebene Situation geeignet ist, muss in der Regel projektspezifisch entschieden werden.

Doch der Vergleich zeigt deutlich, wo die Vorteile von agilem Projektmanagement liegen. Denn der iterative Entwicklungsprozess, der starke Fokus auf den Kunden und das Engagement hochmotivierter Mitarbeiter bringen schnelle und qualitativ hochwertige Ergebnisse. Aufgrund dieser Erfolge werden agile Methoden sich mit Sicherheit weiterhin stark verbreiten.

Sie haben Fragen zur Projektorganisation oder benötigen Hilfe bei der Auswahl einer geeigneten Methode? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu meiner Unternehmensberatung in Hamburg auf.