Agiles Management heißt: Bereit für die Zukunft!

Agiles Management heißt: Bereit für die Zukunft!

Agiles Management - eine Übersicht für agile Unternehmen

Das Buzzword “AGIL” ist inzwischen auch außerhalb der IT zu einem großen Thema herangewachsen. Neue Methoden wie Scrum schaffen einen Paradigmenwechsel in Unternehmen und revolutionieren so die bisherige Unternehmenskultur, wodurch alte Verhaltensweisen in Frage gestellt werden. Gleichzeitig öffnet sich die Tür für neuartige und transparente Strukturen, in denen sich alle Mitglieder stärker einbringen können.

Agiles Management wird also als Prinzip und Organisationsstruktur immer wichtiger. Damit aber bisherige Führungskräfte, die bis heute nur wenig Aufmerksamkeit auf die Einführung neuartiger Techniken gelegt haben, dieser Revolution nicht im Wege stehen, brauchen moderne Leiter ein klares Bild ihrer eigenen Rolle innerhalb solch einer Unternehmung.

Doch was verbirgt sich genau hinter der Idee? Um ein grundsätzliches Verständnis zu bekommen, gebe ich hier einen Überblick, wie solche modernen Unternehmen ticken, welche Vorteile das Konzept bietet und auf welche Schwierigkeiten man bei der Umsetzung achten sollte.

Was ist agiles Management?

Im agilen Management steht vor allem die Flexibilität im Fokus. Das Führungs- und Organisationskonzept setzt also genau dort an, wo klassisches Vorgehen immer häufiger auf Probleme stößt.

Denn traditionelle Konzepte sind meist zu langsam und starr, um mit der heutigen Dynamik mithalten zu können. Genau hier kann agiles Management Abhilfe schaffen, um auf Änderungen und neue Rahmenbedingungen zügig reagieren zu können. Das Motto lautet also: Mehr Dynamik, weniger Statik. Durch dieses Vorgehen sollen Entschlusse nicht durch endlose bürokratische Hürden verlangsamt, sondern schnell und flexibel getroffen werden können.

Agiles Management versucht außerdem, Entwicklungen vorherzusehen, um so proaktiv handeln können. Idealerweise ist man damit der Konkurrenz bereits drei Schritte voraus, indem nicht nur schneller auf neue Anforderungen reagiert werden kann, sondern diese schon vorweggenommen werden.

Was gibt es für Kernelemente?

Damit diese Dynamik und Flexibilität erreicht werden können, braucht es jedoch einige wichtige Kernelemente im Unternehmen, die zunächst etabliert werden müssen.

Ausgeprägte und schnelle Kommunikationswege etablieren

Kommunikation ist in diesem Zusammenhang eines der wichtigsten Elemente. Nur wenn alle Beteiligten jederzeit umfangreich über Erwartungen und Ziele informiert sind, kann auf Anpassungen schnell und richtig reagiert werden. Verändert beispielsweise eine technische Entwicklung plötzlich den Markt, sollte sofort ein Austausch unter den Beteiligten stattfinden, um eine Lösung zu entwickeln.

Dabei reicht ein wöchentliches Meeting oftmals schon aus. Da sich in der Zwischenzeit bereits viele Dinge erneut geändert haben, kommt es hier ohnehin auch auf den kontinuierlichen Austausch an, zum Beispiel in Form von Chat-Gruppen. Agiles Management zeichnet sich deshalb auch durch informelle und schnelle Austauschwege aus.

Offene Kritik leben

Kritik stellt in vielen Unternehmen oft ein Problem dar. Agilität macht es aber notwendig, dass Probleme, Schwierigkeiten oder falsche Ansätze offen von Managern sowie von Mitarbeitern angesprochen werden.

Nur ein kritischer aber offener Umgang macht es möglich, veraltete Denkmuster zu hinterfragen und zu modernisieren. Oftmals läuft die Kritik jedoch nur in eine Richtung, wodurch Entwicklungen in der Managementebene ausbleiben oder deutlich langsamer voranschreiten.

Flache Hierarchien

Flexible Reaktionen sind nur in einem Unternehmen mit besonders flachen Rangordnungen möglich. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Wie soll eine Anfrage schnellstmöglich beantwortet werden, wenn erst der Teamleiter eingeschaltet werden muss und dieser noch die Genehmigung vom Chef benötigt, bevor eine finale Rückmeldung gegeben werden kann?

Hier wird es bereits offensichtlich: Lange Entscheidungswege sind in der heutigen Zeit der Digitalisierung kaum noch praktikabel. Gerade wenn es um Dienstleistungen und den direkten Kundenkontakt geht, wird schnelle Hilfe für sämtliche Anliegen erwartet. Die Rückmeldung, dass sich in den nächsten Tagen oder Wochen jemand meldet, wird heute nicht mehr akzeptiert.

Projekte in kurzen Zyklen planen

Oft werden Projekte über einen langen Zeitraum von mehreren Monaten oder Quartalen angesetzt. Aus eigener Erfahrung als agiler Projektmanager weiß ich, dass es bereits 2019 nicht mehr ausreicht, erst am Schluss einen Reviewprozess einzuleiten, ob das Ergebnis den Erwartungen entspricht. In der Zwischenzeit kann viel passieren, Anforderungen werden angepasst oder Produktwünsche ändern sich um 180 Grad.

Kurze Umsetzungszyklen sind deshalb ein weiteres Kernelement dieses Vorgehens. Das macht es möglich, Entwicklungen regelmäßig zu überprüfen, während gleichzeitig festgehalten wird, ob die Zielvorgaben weiterhin sinnvoll sind. Nur so können frühzeitig Maßnahmen ergriffen werden, um ein Projekt in die gewünschte Richtung zu lenken.

Starkes Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter

Jedes einzelne Mitglied sollte hohe Zuversicht genießen, um eigenständig Beschlusse zu treffen und selbstständig handeln zu können, statt auf Anweisungen von oben zu warten. Gerade davon müssen sich bisherige Manager verabschieden, da dies entweder viel zu lange dauert oder einfach nicht umsetzbar ist.

Vorgesetzte müssen sich deshalb mit ihrer neuen Rolle identifizieren und Mitarbeiter eher als professionelle Experten verstehen. Sie sollten ihnen beratend und unterstützend zur Seite stehen, statt in die Tätigkeit einzugreifen.

Umfangreiches Delegieren

Viele Vorgesetzte mit einem klassischen Hintergrund möchten alles kontrollieren und am liebsten Aufgaben selbst übernehmen. Dadurch geht jedoch viel Zeit verloren und die individuelle Expertise wird nicht sinnvoll genutzt. Häufig haben Mitarbeiter ein viel tieferes Verständnis oder bessere Fähigkeiten, um tägliche Aufgaben zu erledigen.

Vorgesetzte im agilen Management sollten deshalb in der Lage sein, Aufgaben und die damit verbundene Verantwortung zu delegieren. So können sich Entscheidungsträger wieder auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren – am Ende profitieren davon alle Beteiligten.

Woran erkennt man eine agile Organisation und was macht diese aus?

Um das Ausmaß an gelebter Agilität in einem Unternehmen identifizieren zu können, ist es sinnvoll, folgende Aspekte genauer zu betrachten:

  • Neue Vision: Agile Unternehmen haben eine “Vision” entwickelt, die beispielsweise die Organisationsstruktur, Firmenkultur und das Führungsverständnis ganz neu definiert.
  • Angepasste Struktur: Traditionelle Organisationen denken meist in Pyramiden und Silos. Agile Unternehmen dagegen richten ihre Strategie an dem Kunden aus und streben eine Nutzenmaximierung an.
  • Iterative Prozessplanung: Um Bedürfnisse schnell bedienen zu können, wird auf ein iteratives Vorgehen und die Lieferung von kurzfristigen Ergebnissen gesetzt. Hierfür nutzen sie häufig Methoden wie etwa Scrum, um möglichst schnell Ergebnisse präsentieren zu können.
  • Neues Rollenverständnis: Durch Agilität ändert sich die Rolle der Führungskräfte sehr stark, denn sie stellt sich in den Dienst des Teams, um zusammen schneller einen Nutzen zu schaffen. Oft wehren sich Teams auch, wenn ein Vorgesetzter sich in die Tätigkeit einmischt. Das gilt sowohl für die Verteilung als auch für die Art und Weise, wie diese Aufgabe erledigt werden soll.
  • Gelebte Firmenkultur: Transparenz, Dialog, Vertrauen sowie kurzfristige Feedbackmechanismen prägen die Kultur innerhalb des Unternehmens.
  • Hohe Eigenverantwortung: Eine solche Führung zeichnet sich außerdem dadurch aus, dass Mitarbeiter sich auf einem hohen Niveau gemeinsam organisieren. Sie kennen den Projektauftrag, überlegen sich die notwendigen Teilschritte für den Erfolg und verteilen die Arbeit untereinander. Daraus resultiert, dass Mitarbeiter den direkten Kontakt suchen, um notwendige Abstimmungen direkt durchführen zu können und der Austausch läuft nicht mehr über den Vorgesetzten. Dieser ist nur behilflich, wenn ein neues Projekt gewonnen wurde, gestartet werden soll oder in eine schwierige Situation geraten ist. In jedem anderen Fall übernimmt das agile Kollektiv die vollständige Verantwortung für das Projekt.

Im bekannten agilen Manifest werden Verhaltensregeln und Werte genau beschrieben. Das Fundament bilden hierbei vier Leitsätze – zur Verdeutlichung dieser Kernaussagen wird auf eine Gegenüberstellung zurückgegriffen:

  • Individuen und Interaktionen stehen über Prozessen und Werkzeugen
  • Funktionsfähige Produkte stehen über ausgedehnter Dokumentation
  • Die Verbindung zum Auftraggeber steht über Vertragsverhandlungen
  • Das Eingehen auf Änderungen steht über einer strikter Planverfolgung

Vorteile beim agilen Management

Die Vorteile dieser neuen Arbeitsweise liegen auf der Hand: Künstlich eingezogene Stufenfolgen, Abteilungsgrenzen und langwierige Abstimmungsprozesse gehören der Vergangenheit an. Stattdessen werden Entscheidungen schneller und im Interesse des Kunden getroffen. Letztendlich führt dies dazu, dass Verschwendungen vermieden und Ressourcen effizienter sowie effektiver genutzt werden.

Es lässt sich also feststellen, dass starre Abläufe durch ein flexibleres, zukunftsorientiertes Modell ersetzt werden können. So sind Unternehmen dem ständigen Wandel gewachsen und auch auf kurzfristige Veränderung vorbereitet.

Nachteile und Gefahren

Bei der Umstellung geht jedoch oft auch unbemerkt Altbewährtes verloren. Dann geraten bisher reibungslos funktionierende Routinen oder Prozesse plötzlich ins Stocken. Auch Teammitglieder können sich schnell überrumpelt fühlen, sie empfinden dann das Tempo und die organisatorische Veränderung als Überforderung – plötzlich wird alles in Frage gestellt und jeder ist auf einmal für alles verantwortlich.

So entstehen Priorisierungsprobleme, neue Rollen und Aufgaben werden schwer akzeptiert, das operative Tagesgeschäft und die Wertschöpfung geraten ins Stocken. Die Angst vor Kontrollverlust, fehlender Erfahrung und kulturellen Hindernissen zählen deshalb oft zu den Gründen für das Scheitern dieses Vorhabens.

Die Umstellung kann also auch unvorhersehbare Probleme auslösen. Es reicht deshalb nicht aus, sich agiles Management einfach nur auf die Fahnen zu schreiben oder in einer Mail die Belegschaft darüber zu informieren, dass von nun an auf mehr Agilität in der Führungsetage geachtet wird.

Nur wenn langfristig notwendige Voraussetzungen geschaffen werden und sowohl im Management als auch bei den Kollegen ein Umdenken stattfindet, kann dies erfolgreich werden.

Übergang zum agilen und modernen Management

Viele motivierte Leistungsträger wollen ihre Macherqualitäten schneller einsetzen, als es die “alten” Gliederungen zulassen. Aber als agile Coach kann ich aus voller Überzeugung sagen: Hier ist Geduld und gleichzeitig Eigeninitiative gefragt. Es gibt dabei einige Stellschrauben, an denen während der Umstellung gedreht werden kann.

Eigene Werte identifizieren

Zunächst einmal gilt es für Leiter, mehr über ihr Persönlichkeitsprofil herauszufinden. Wer im Einklang mit seinen eigenen Werten und Motiven lebt, kann dies auch beruflich gut umsetzen. Meine Erfahrungen zeigen, dass dies oft deutlich leichter klingt, als man zunächst angenommen hat.

Ein Team mit agilem Mindset schaffen

Damit ein neues Verständnis von Führung funktionieren kann, ist ein intensiver Vorbereitungsprozess in der Belegschaft notwendig. Hierarchiefreiheit oder eine Netzwerkstruktur kann ein echter Wettbewerbsvorteil sein, allerdings funktioniert das nur mit einem offenen Team, das mit agilen Methoden etwas anfangen kann.

Von oben gelebte Veränderung

In vielen Coaching-Prozessen in meiner Unternehmensberatung in Hamburg habe ich beobachtet, dass Führung nicht unbedingt mit Dominanz oder Personalverantwortung zusammenhängt. Stattdessen geht es darum, gemeinsam mit der Belegschaft Ergebnisse zu erzielen.

Wer anderen keinen Raum gibt, wird als Entscheider immer Schwierigkeiten bekommen, egal ob in hierarchischen oder agilen Architekturen. Dieses Verständnis muss von oben gelebt werden. Denn nur die Spitze kann Spielregeln vorgeben, die von allen getragen und umgesetzt werden.

Abschließende Worte

Die traditionelle Führung steckt in der Krise und agil heißt hier das Zauberwort. In einer immer komplexeren, digitalen Welt scheinen Prinzipien, die noch vor einigen Jahren in vielen Bereichen durchaus erfolgreich waren, immer mehr an ihre Grenzen zu stoßen. Deshalb wird es immer offensichtlicher, dass ein Verständnis, das auf individuellen Vorgaben und Kontrolle beruht, heutzutage nicht mehr funktioniert.

Gelebtes “Top-Down” hat sich zwar in der bisherigen Form als sinnvolles Werkzeug bei der Verwaltung von bestehenden Geschäftsaufgaben erwiesen. Doch auf schnelle Veränderungen lässt sich so nicht angemessen reagieren. Die Frage in der zunehmend dynamischen Arbeitswelt lautet also nicht mehr, ob ein Unternehmen flexibler werden muss, sondern vielmehr wie es agil werden kann.

Es ist mehr als nur Flexibilität gefragt: Wer auf Agilität setzt, muss sich Gedanken zu Führungs- und Kommunikationskonzepten machen. Und wer agiles Arbeiten voranbringen möchte, muss die Grundlagen der bisherigen Zusammenarbeit schon heute infrage stellen. Darum sollte Agilität nicht nur als Trend verstanden werden, der schnell umgesetzt wird. Vielmehr ist eine ernsthafte Betrachtung notwendig, die langfristige Konsequenzen mit sich bringt.

Agil heißt mehr als nur neuartige Techniken einzusetzen. Im Kern geht es um vielmehr – nämlich um innovative Geschäftsmodelle, gute Serviceangebote und flexible Gliederungen. Dabei dreht sich die Thematik nicht nur um Prinzipien und Manifeste, sondern um umsetzbare, sichtbare und vor allem bessere Ergebnisse.

Zusammenfassung

Insgesamt sollten Sie für die Umstellung folgende Punkte mitnehmen:
  • Agiles Management führt zu mehr Flexibilität, Schnelligkeit und Dynamik in Unternehmen. Das ist heutzutage wichtiger als je zuvor.
  • Enorm wichtig ist dabei ein starker Austausch, flache Hierarchien und ein neues Führungsverständnis, bei dem Entscheider ihr Wissen einsetzen, um Teams zu begleiten, statt anzuleiten.
  • Gewissheit und Eigenverantwortung sind das A und O.
  • Agile Projekte sollten in klar umgrenzten Zyklen umgesetzt werden, so können Anpassungen leicht erfolgen und auf Veränderungen schnell reagiert werden.
Wenn Sie Ihrem Unternehmen bereits 2019 den Anstoß für mehr Dynamik und Flexibilität geben wollen, dann kontaktieren Sie mich und ich berate Sie gerne. Als agiler Projektmanager begleite ich Ihre Projekte und kann außerdem Ihre Entscheidungsträger bei der Weiterbildung begleiten.
Das Wichtigste in Kürze

Bleiben Sie auf dem Laufenden.